タスク管理術の良さと意識していることを見つめ直す〜タスクシュートの考え方を初めて知ってから1年近くが経過して〜

タスクを管理する方法には色々な方法があります。

私の場合は、「たすくま」を母艦として他のツールを緩やかに使っています。

あまり物事にハマることのないタイプなのですが、タスクシュートの考え方を知ってからと考えると、1年近く経過しています。

考え方を知ってからも、ハードルが高く感じていたので、実際使い始めるまでに3ヶ月程度かかっていますが、今から振り返れば、使って良かったな、と感じています。

そんなタスク管理について、使う理由と、意識しているポイントをまとめました。

タスク管理術を使う理由

なぜ私が、タスクシュート時間術を用いたタスク管理(たすくま等を利用)を使っているかといえば、「自分の時間を確保する」ためです。

私は、性格上大変不器用なタイプで、目安を作らないと「疲れるまで」ぶっ続けでやってしまうのです。

聞こえはいいかもしれませんが、「やる」と決めるスイッチは「責任感」(ストレングスファインダー)から来ることが多いので、「やる」ことは、「約束を守ること」であることもしばしばあります。

しかし、それを続けていると、目の前の課題を追っているばかりになってしまうのです。

だからこそ、私の場合は、「自分の時間」を意図的に確保することで、はるかに息くるしさがなくなり、自分の成長に向けて日々の積み重ねを続けることができます。

目安を作る意義

タスクシュート時間術では、分単位でタスクを割り振ります。それはいわば、1日あたりの目安を作る作業です。

目安を作ることで、1日にリズムができます。私の場合、バランス感を取るのが苦手なので、システムを使って目安を作るのです。

例えば、「読書の習慣」を作りたいとします。その場合、一般的には、「夜に時間ができたらやろう」と考えると思います。

しかし、「自分で決める」だけだと、実行に移せないのです。実際は、家に帰って寝る前はベッドでダラダラしたりしていることになってしまいます。

しかし、そこに「読書15分」のリストが自動的に掲載されていれば、ストレスなく自然にやっているのです。

やっておくことは、目安時間を設けてリストに掲載するだけですが、それだけで、行動に移す可能性を高めてくれるのです。

疲れない範囲で止まる

目安時間を作ることで、「やり過ぎ」を防止することができます。

これは例えば資料作成かなにかで、何も考えずに取り組み始めると、夢中になっていて、4時間とかやっていたりします。

それはそれで大事なことではあるのですが、それがぶっ続けの作業であるとその後に、疲れが一気に噴出してしまうのです。

その上、作業を4時間やれば、その時間はしっかりなくなります。物事の成功のための必要条件は行為の積み重ねであり、継続のためには「毎日」が一番心身的負担が少ないのですが、それにより毎日のルーティーンが崩れてしまうのです。

しかし、目安を付けると大幅なオーバーが自然となくなってきます。

これはしばらく使っていてふと気がついたのですが、私の場合、Apple Watchを併用しているため、目安時間が経過すると手首が振動することになるのですが、それを感じると、「そろそろ一旦終わらせよう」と思うのです。

そのお陰で、「急に倒れるように寝て、1日中ずっと寝続ける」といったことがパタリとなくなりました。

オーバーワークを防止する効果は案外大きかったです。

オーバーしても良い

この点は、当初勘違いしていたところなのですが、各タスクはあくまで目安なので、オーバーすることに寛容で良かったのです。

目安時間が来ても手が止まらないのであれば、それは楽しんでいたり、夢中になっていることなので、そのまま続けていいのです。

あくまでタスク管理は、時間の見通しを立てるためにあるに過ぎません。だから、超過することに対する罪悪感を感じる必要はどこにもなかったのです。

そして、実際、上記に記載しているように、オーバーしていることに自覚的なので、疲れを感じる前には多くの場合止めることができます。

早く終えてもいい

私はこれが苦手なのですが、逆もまた然りで、気分が乗らなかったら、早く終えてもいいのです。

「もったいない」根性が発揮されて、全部使おうと思ってしまうものですが、それも不要で、習慣化に取って大切なのは意識に上げることなのです。

だからこそ、やりたくなかったらやらなくてもいいのです。やらないためには、タスクを削除したり、終了のためにボタンをタップする必要があるので、それだけで、十分意識レベルを高める効力はあるのです。

ゆとりを持った1日を過ごす

タスクシュートをやっていくときに一番注意した方がいいと感じるのは、1日に余裕を設けることが大事だということです。

例えば、人間は機械ではないので、朝・昼と活動すれば、夜の活動の効率は必然的に低下します。その時間に「タスクを色々やろう」と思っても、実行に移せないのです。

文字に書けば当たり前なのですが、実生活ではそれをよくやってしまいます。

夜は緩やかにタスク設計すると上手くいきました。

また、昼についても、バッファーの時間を設け、12分×3セクション設けると、認識と実際の齟齬が減るようになってきました。

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲