自分なりの「ズボラ整理・分類」を使えばいい〜多くのメソッドから選ぶ重要性〜

私は、情報を収集するのが好きな方なので、無意識に情報を集めているようです。

今はデジタル管理が出来るようになったため、困ることは大分減ったものの、以前は、典型的な「物の多い人」でした。

そのため、私にとっては整理・分類は必須のスキルとなりました。

整理したり分類したりするスキルは低かったのですが、必要性は相当強いので、色々と試行錯誤しました。

自分でメソッドを「選ぶ」こと

そもそも、分類法に限らず、世の中にはいわゆる「メソッド」というものが色々なところにあります。インターネットの登場以降、加速度的に様々なメソッドが生み出されています。

しかし、それらのメソッドは、あくまでその作者のメソッドに過ぎません。その作者が最適と考えているに過ぎません。

そのメソッドが飽和状態になりました。そうであるからこそ、自分で「選ぶ」ことの重要性が高まっているように感じています。

以前までは決める必要性はそこまで高くはなかったと感じています。それはそもそもの情報量が多くなかったからです。

今は違います。誰しも色々な情報に触れることができる環境になりました。そのメリットを享受する代わりに、自分の意思で選ぶことが求められるようになったのです。

精緻な分類の諦め

かつて、フォルダ分けを代表とした分類法について、色々な情報に目を通したことがありました。

しかし、結論として分かったことは、「レベルが高すぎて自分にはできない」ということでした。

アナログな方法も、デジタルの方法も色々ありました。階層を色々作ってフォルダを作ってみたりしていたのですが、既に階層を作成する段階で面倒に感じてしまっていました。

その上で、実際に運用していて、元々作っていた枠組から外れるものが出てくると、また分類に苦しめられるのです。

精緻な分類ができればカッコいいと思ったのですが、自分には合わなかったのです。「好きな分類方法」を探すことにしました。

必要なときに見つかればいい

分類する目的は、「いざ」というときに指定の資料が見つかるようにするためです。

人間は連想に特異性がある生物なので、「あ、あの時のアレを使えばいいな」と思い付いたとき、紐付いていることは強みに繋がります。

そのため、アイデアの種を思いつき、情報にアクセスするため、過去のファイルの捜索が必要になることがしばしばあります。

そのとき、30秒〜1分程度で必要なもの見つかればいいのですが、5分などかかってしまうと、どうでも良くなります。とはいえ、どうでも良くなっているのですが、見つかってはいないので、気持ち悪さは残ります。

この「面倒な気持ち」と「気持ち悪さ」が並存している感じが不快でした。

しかし、逆にいえば、それを解決すれば、そのレベルの管理で十分だったのです。

記憶に頼らない保存

分類を考えるのに大事なのが、「記憶に頼らない」ということです。記憶というのは時に鮮明ではありますが、基本的には非常に曖昧なものです。

そのため、分類についても、記憶に頼らずに、自然に保存していくことがポイントになります。

階層が多すぎるとダメ

フォルダ分類で私が苦手としたのが階層でした。そして、試行錯誤をするときに必ず失敗したのが、階層が多すぎたときでした。

結果として、私の場合、01_、02_・・・とフォルダ分類し、あとは資料等はそこに入れる形のズボラな分類で基本は完了させることにしました。

仕事などで管理する資料が多い場合でも、その下の階層を作り、11_、12_と分類するところまでで止めるようにしています。

そこ以下の階層を作ると、もはや「どこに置いたか」が分からないのです。

7個は多い

そして、それぞれの階層に作るファイルの数ですが、多くて5つまでと感じています。

「マジカルナンバー7」と言われ、さらに±2とも言われますが、私には当てはまりませんでした。7個のフォルダを作ると、よく分からなくなります。

頑張れば覚えられるかもしれません。しかし、そうなると、思い出したいときに、少しエネルギーを使うことになります。それは不快でした。

分類は必要

逆に、振り切ってみて、「分類をしない」ことをしてみたこともあります。ただ、ゼロ分類だと、探すときの労力も大きかったです。

一応、メリットとして、1つのフォルダに全部集まっているので、紛失することは理論上なくなります。

しかし、その分ファイル数が増えるので、探すときに全然ヒットせず、イライラしてしまうのです。

トリガーを付けておく

分類法でよく言われるのがトリガーを付けることです。

私の中で意識していることは、結局1つになりました。それは「冒頭に日付をつける」ということでした。

日付

一見必要性を感じないようでいて、後からの見直しで役に立つのは、日付です。

2020年1月25日であれば、「200125_名前」という感じにするのがスタンダードとしています。

例えば、【議事録】などと前に付けるのも試してみたのですが、日付が最前に来るのが見返すときに一番助かると感じました。

案外人間は「いつ頃」という記憶はあるもので、当たりの付けるのに必要な情報でした。また、フォルダ名も一貫するので、フォルダ数が少し多くても綺麗に整理されているように見える効果もありました。

キーワード

キーワードで検索できるようにしておくテクニックがあります。

ファイル名に入れておくのは理解できます。しかし、いわゆる「タグ付け」は、私にとってはそれをするのが面倒に感じました。

やってみたことがありますが、タグを付ける労力と、いざ探すときの効力とが釣り合ってない気がしています。

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