会議を使って前に進めるための考え方を整理する

会議について、以前あり方を考えたのですが、会議というのは奥深いもので、まだまだ色々とスキルがあることが分かりました。

ただ、以前記事を書いたときは、そもそも会議を定義していませんでした。会議の整理が少し進んだので、再び記事にします。

会議とは何か

会議とは、「会議の終了後に、それぞれの参加者がスムーズに作業に入れるようにするためのツール」です。その目的があるため、会議を実施します。

私自身、ここの定義をしっかりと考えていなかったために、会議というと、あまりいい印象を抱いていませんでした。

しかし、現実を見ると、1人でできることには限界があり、人生でやりたいことに使う時間を増やしていくためにも、他人に協力してもらうことは必要です。

ただ、他人と自分は価値観が違うので、何も整理をしないとベクトルは徐々にズレていきます。それを整理し、再スタートを切るためにも会議は必要なのです。

だからこそ、本来であれば、会議を実施した後は、参加者の頭が整理され、スッキリした気分になるはずです。「発言したらタスクを振られるから喋りたくないなあ」などと思う会議は、実際退屈に感じるし、有意義でない会議です。

会議には、相談ごとを一斉に解決することなどもあると思いますが、誰がいつまでに何をやるかを決めることで、前に進めることができます。

なお、ここでいう会議は、大きな規模の正式なものからいわゆる打ち合わせも含んでいます。

やり取りを促す工夫も大切

打ち合わせを含めた会議というと、対面のイメージがありますが、私は、席の構造はかなり大切だと思っています。

例えば、机をハの字にして、中央のホワイトボードを使うようにすれば、視線はホワイトボードに集まるので、相手への対抗心が消え、議題に集中する効果があります。

実際、対面で話すより、長方形の縦と横にそれぞれ着席して話した方がはるかに話しやすいです。対立する場であれば別なのですが、一緒のチームとして進めるのであれば、対面よりも縦と横とか、斜めにするとかで位置を工夫するだけでも受ける印象が大きく変わってきます。

ゴール・議題を明確にする

会議というよりは、話し合いをするとき全般に言えることですが、多数で話すときのリスクとしてあるのが「脱線」です。

会議の主催者側は、脱線をしないように工夫しておくことが大切です。そうしないと時間が無駄に長引いてしまいますし、ひいては会議後のお互いの満足度に響きます。

以前も記事を書いたことがありましたが、主催側は準備が本当に大切だと常に感じています。ただ、準備は時間がかかるので、ほどほどにすることも大切ですが。。

議事録と発言録の違い

私は、割と「議事概要」「議事メモ」など、会議の内容について報告・共有することを議事とふんわり呼んでいたのですが、議事録と発言録はしっかり分けた方が良いと知りました。

そして、議事録の方が、物事を推し進めるツールとしては重要であり、その作成は成長を促してくれます。

議事録とは

議事録とは、話し合ったことを重要度別やアクションリストなどに並び替えて整理した記録で、次の行動のコミットを促すツールとなりうるものです。

議事録の書き方は大事で、「誰が何をいつまでに」を明記してテキストベースに落とし込むことで、話し合った事項を的確に活用できるようになります。

そのため、ポイントとなるのは、見たら分かるようにするということです。読みやすいことに加えて、一目で見てある程度パッと理解できるような工夫がある方が望ましいです。

具体的には、段落を作る、縦横の構造化、色を加えるなどをすることで、前に進めるツールとなるものです。

ここは人間が頭を使う部分で、機械が判断するのは少なくとも当面は難しいように感じます。

発言録とは

発言録とは、誰が何を言ったかを記録として保管・保存するために作成するログです。

口頭でのやり取りには、必ず「言った」「言わない」の論争があるところ、それを防ぐ効果もあります。

また、記録として文字情報に落とし込むことで、参加していない方々もその場のやりとりをある程度の臨場感を持って知ることができます。

ただ、発言録は作るのも読むのも時間がかかります。AI等の技術を使って自動生成したいものですが、やり取りの多い会議などだとまだ実運用は難しいように思っています。

かえっていえば、形式重視の会議やセミナーの記録などは、技術に頼った方が良くなってきているようです。

この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲