自分なりの「効率的な会議」を見つけていく〜主催者側の観点から〜

会議。

「面倒なもの」の代名詞として用いられがちですが、コミュニケーションツールとして大きな威力を発揮するからこそ、ビジネスシーンで今でもよく用いられています。

ただ、「無駄な会議」と言えるものが多く、よく不満の元となるのも事実ではあります。他方で、本に書いてあることは、「これは実際にやるのは難しいだろう」と思えることも多いです。

この記事では、会議のあり方について、主催側の視点から考えてみました。

会議は必要

「全ての会議は不要」という考え方もあるとは思いますが、メリット・デメリットを考えてみても、「会議」自体は効率の良いコミュニケーションツールであると感じています。

実際、同じ会社であっても、部署が違うと全然顔を合わせないし、組織が異なると、顔をあわせる機会もないので、「直接会ってやり取りする機会」としての会議は、仕事をする上でなくてはならないものです。

しかし、会議を開催する際、関係者の日程調整もそれなりにコストになりますし、ダラダラとやることが簡単に出来てしまうので、「非効率の代名詞」と言われることが多いのも事実です。

では、「会議」を実施する場合には、どういうところに留意すれば効率性を高められるのでしょうか。本は多数出ていますが、「できるもの」「できないもの」があるのが現実だと感じており、「できること」を捉え、考えています。

なお、この記事では、会議の中でも「会議を主催するケース」を考えています。

準備を前提とする

まず、重要だと感じるのは、会議は、事前の準備が大切であるということです。

会議は、「やりとりをして決めたいこと」があるから実施するものであるはずです。相手の意思確認が必要な部分があるから実施するということになります。

その反対に、意思確認が不要な部分もあります。どこは「こうやって進める」と情報共有し、どこは「どうしたいか意思を確認したいのか」と議論するのかを整理する必要があります。

そういう整理は開催する側が事前に準備し、できる限り、「話し合う」案件は、事前に連絡して考えておいてもらうことが大切です。出来ない場合もありますが、その場合でも、「何を話し合いたいのか」の明示は必須です。

会議の場では、主催者の説明パートがある場合も多いですが、この「説明」はあくまで補足に過ぎません。

このように事前に準備をしておくことで、「会議」の場の脱線を防ぐことにも繋がります。「会う」というのはお互いに時間を使っていることなので、そこは配慮したいと感じています。

ブレインストーミング不要論

私自身は、アイデア出しのための会議は、あまり意味を見出していません。

「アイデア」については、案件の担当者が考えるべきであるし、担当者が分からないときは、担当者が専門家とかに話を聞いたりして情報収集する形が望ましいと思っています。

ブレインストーミングの会議は本当に準備なしで実施されるので、その場でパッとアイデアが吹き出してくる方もいるかもしれませんが、私はそのタイプではないですし、考える時間があった方が良い人は一定数いるように思います。

そうであるからこそ、アイデア出しのブレインストーミング会議より、アイデアをある程度考えた上で、それでも知恵が欲しい場合に、「会議」を使う可能性が出てくると思います。

会議時間について〜1時間半以内が望ましい〜

私の感覚ではありますが、会議時間は1時間以内が適切であり、長くても1時間半以内に抑えるのが良いと感じています。

実際、「何を確認し、何を話し合うのか」を事前に決めていれば、相手の意向を確認し、議論するところはして、という形なので、事項が多かったとしても、1時間半以内には収まるような感覚を持っています。

理想としては、「1時間以内」であり、50分〜1時間15分で実施されている会議の満足度が高い感覚を持っています。

実際、2時間を超える会議は、集中力の観点としても望ましくなく、参加者は話をしっかり聞いていない状態になってしまいます。

また、会議実施後に概要メモを作成する観点から見ても、会議に出席することが疲れることになってしまうので、望ましくありません。

ファシリテーション(司会)は難しい

私が見たことのある情報では、「ファシリテーション(司会)」を入れて、発言の長い人を区切り、1人2〜3分にさせよう、という話がありました。

しかし、話が長い人は、「長い」と自覚しているかに関わらず、長くなってしまうものなので、「発言をストップする」と話が長い人は、「言いたいこと」が言えなくなってしまいます。

また、「発言を途中で遮る」というのは、正直あまり気持ちのいいものではありません。実際の会議で、ファシリテートするのは相当高度な技術なので、実際の場でやるのはレベルが高いな、と感じています。

ただし、会議出席者のうち、ランクが最も高い方が、ファシリテーションをすることを引き受けて下されば、それは効率化に繋がるとは思います。

発言しない人は参加しない

会議に大切なのは、「参加人数を絞る」ことだと感じています。

参加人数が多いと、それだけ脱線のリスクも高まるからです。

ここで問題は、「聞いておく」ことが必要な会議がある、ということです。ここは少し勇気を振り絞る必要がある場面もありますが、「発言しなくてもいい」というものは、「参加しない」という整理が、結果として効率性を高めると感じています。

概要メモは作成する

会議の終了後は、概要メモを作成する場合と、しない場合がありますが、それはした方がいいと思います。

これは、「言った言わない問題」を予め封じておく観点もあり、「やるべきこと」をお互いに明確化しておく意図もあります。

概要メモを作成するのは面倒な作業ではあるのですが、「言った言わない」問題で、進捗が滞ることを経験すれば、「作成しよう」と自然になると思っています。

to doリストは相手次第

ここで、「to doリストを作成する」という話もあるとは思いますが、「相手のto doを作成する」というのは、相手によっては、「信頼していないのか」と思われるリスクもある行為です。

ここは結構相手次第によるところは大きいですが、「作成しない」が基本になるとは思います。

他方で、あった方が「作業漏れ」は圧倒的に減るので、関係性が構築されればやった方がいい事項かとは思います。

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

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