取ったメモを上手く活かすための管理システムを構築する

「メモの魔力」(前田裕二著)という本が話題になったように、メモの取り方は大切なスキルの1つです。

その点に加え、取ったメモをどう管理し、必要なときに出せるようシステム化することも大事だと思っており、管理システムを構築したいと思っています。

メモを取れるツールはいくつかあるのですが、それぞれにメリット・デメリットがあります。

その中からどれが自分にとってフィットするかを試していく必要があります。

手書きとデジタル

メモには、「手書き」と「デジタル」の2種類が存在します。

現在、ビジネスにはPCを用いることは当たり前にはなりましたが、手書きメモがなくなるというほどにはなっていません。

それは、それぞれにメリット・デメリットがあるからです。

手書きについては、「頭に入りやすい」を重視する場合に使用します。いつでもすぐに思い出したい情報は、手書きで書いた方が、書くときに印象に残りますし、見返したときに、自分の文字を見返すこととなるので、書いたときの情景も想起されやすいなどの記憶のトリガーが引きやすくなります。

デジタルについては、「後から見つけやすい」を重視する場合に使用します。今覚えておかなくてもいいが、いつか使う可能性があるので、検索して見つかれば良いときなどには重宝します。

それでは、ここから具体的なツールについて述べていきます。

Evernote

まずは、デジタルツールの代表格のEvernoteです。デジタルでメモを取るという場合に、まず想起されるのはEvernoteである方が多いと思われます。

主なメリットは、2つあると感じています。

①アクセスしやすい

電車・車などの移動時が典型的ですが、手書きのメモが取れない状況というのは相当程度存在しています。しかし、Evernoteを用いれば、携帯電話さえ持っていればメモができます。アプリをパッと起動し、サッとメモをしておけるのは大きなポイントです。

②容量制限を意識することはほとんどなく、ログの蓄積に最適

容量制限は一応あるのですが、テキストデータのみを入れて入れば、容量が制約に感じることはなく、ほぼ自由に使えます。

そのため、ログの蓄積には最適だと考えられます。「いつに何をしたのか」などを毎日メモしていれば、すぐにログが蓄積しますし、ファイル分けすれば、そのログのみを参照することも難しくありません。

他方で、デメリットも2つ紹介します。

①頭には残りにくい

デジタルツールの特徴でもありますが、やはりPCでのタイプやスマホでのフリック入力で打った情報に過ぎないので、「どこに打ったっけ」という記憶は手書きに比して残りにくくはなります。

実際、手書きで書いた文字を見返すと、結構過去のものであったとしても、「あ、このあたりで書いたものかな」くらいの想起はできるのですが、テキストを見ても、「これは何で書いたんだっけ」となることはあります。

ただし、これはメモだからであり、論理を考えて作った文章については、単純なメモよりは頭に残りやすいです。

②書いたファイルを見つけるのが容易ではない

Evernoteは、検索は可能ではあるのですが、そこまで検索機能が優れているかといえば、そこまでな気がしています。

実際、「いつか書いた気がする」と思って検索するとき、曖昧な思い出し方だと、なかなか検索がヒットしないケースがあります。その場合でも、Evernoteのメモを1個1個見直せば出てくるのですが、正直面倒だ、となってしまいます。

Scrapbox

Scrapboxは、Evernoteと同様のメモツールではあるのですが、特徴が少し異なるデジタルメモツールです。

メリットとしては、

①一覧性がある

Scrapboxは、メモのタイトルである程度広い範囲のモノとして、メモの中身でタイトルに含まれることを書いていけば、非常に一覧性のある分かりやすいツールになります。

②検索性が高い

メモの中身に書いた内容であっても、検索すればヒットします。

そのため、過去に書いたものであっても、書いた内容を探す手間はあまりかかりません。

デメリットは、

①アプリを開くハードルがある

Evernoteがスマホからアプリで一瞬で起動できるのに対して、Scarpboxは少しだけタイムラグを感じます。

とはいえ一瞬ではあるのですが、デジタルツールの魅力の1つがその場でパッとメモが取れることなので、開くのにハードルを感じるのは無視できないところがあります。

②使わないメモを「もったいない」と感じる可能性

Evernoteは「ログ蓄積」という側面を持たせているのですが、Scarpboxはフラッと思いついたことも書くツールです。

名前からもScrapとあるので、不要なメモもメモしていいツールではあるのですが、個人的にあまりにメモ取った内容を用いないと、「もったいない」と感じてしまうのです。

これはあくまで私との相性の問題ではありますが、整理されていない捨てメモが多く感じるのはあまり精神上良くなく感じてしまうようです。

ノート・手帳等に手書きでメモをする

手書きでメモを取ることは最もスタンダードな方法です。

メリットとしては、「打ち合わせにおいては相手からの印象が一番良い」という点と、「頭に残る」という点があります。

他方で、デメリットとして、「管理の難しさ」と「メモを取る場所を必要とする」という点があります。

管理については、ノートを器用に用途ごとに使い分けられればいいのですが、実際それをやるのは難しいですし、見返すために情報を探すのも、過去の話であればあるほど難易度が上がります。

また、メモを取る場所も、電車や車で移動中にはメモが取りにくいなど、場所を選ぶのも大きなデメリットになります。

Apple pencil2を用いた電子ノートの可能性

電子ノート(私は、Goodnotes、Notabillityを併用)は可能性に溢れるツールであると感じています。しかし、まだ使う人数はそこまで多くなってはいないと感じています。

現在5ヶ月ほど使ってきて思うメリット・デメリットは下記の通りです。

メリットとしては、

①ノートよりも管理が容易

まずは、管理が圧倒的にしやすくなります。それぞれのノートにタイトルを付けられますし、フォルダ分けもできます。既にそれだけでも、「どこにどのメモを取ったのか」が圧倒的に分かりやすくなります。

その上で、PDFファイルへのメモの加筆をし、それを改装ごとに整理もできます。

②文字をタイプしてメモを取るよりも、書いている分頭に残りやすい

これは、Evernoteと対比したときに、手で書いていることから、書いた内容は頭に残りやすくなります。

では手書きと比べてどうか、と言われると微妙ではあるのですが、手書きの方が記憶には残りやすいとは思います。

他方で、デメリットも存在します。

①字が少し書きにくく、読みにくい

手書きの触りに想像以上に近いのではあるのですが、多少の書きにくさはあります。

滑らかすぎて滑る感じは少しだけあります。

そのため、手書きよりは文字が書きにくいですし、書く文字も下手になってしまうのはデメリットです。私は字が上手くないので、そのデメリットが少し痛手に感じます。

②人によっては無礼に思われる

このデメリットも大きいです。

人によっては、タブレットを開いてメモをすることにいい感情を抱かない人がいるのです。

この点は将来的には解決していくのかもしれませんが、しばらく無礼に思われるリスクは存在するように思われます。

これからの課題

私は手書きメモが好きではありますが、如何せん管理はしにくいですし、時間が経つと大体捨てることになってしまいます。

そのため、「電子ノート」は役に立つと思っています。管理がしやすいのは思ったよりメリットになるので、もっと活用場所を増やして行きたいと思っています。

実際、手書きのデメリットの「ノートがないと見返せない」という点も結構大きいと感じています。電子ノートはiPadさえ持っていればそこにあるのです。

ノートは「書くときに如何に印象に残すか」と「如何に繰り返し見れる仕組みを作るか」がポイントだと感じており、引き続き試行錯誤していきます。

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲