日次レビューは必須の作業〜実態に即した計画を立てるために〜

計画が1日をオーバーする

タスクシュートで1日を管理してしばらく困っていたのが、「計画が1日をオーバーしてしまう」という現象でした。

「これはやりたい」をリストアップしていると、何故か1日をオーバーしてしまうのです。1日ってこんなに時間がないんだ、と驚きました。

しかし、驚いてはいるものの、ずっとオーバーしています。少しずつオーバーの時間は減ってきますが、28時くらいで止まり、26時くらいで止まったりしていて、難しいな…と頭を悩ませました。

ログは明日への申し送り事項になる

実態に基づく計画を立てるのにはどうすればいいのでしょうか。その鍵は、ログにありました。

ログは蓄積されていても、参照しないと意味がなくなってしまいます。ログは参照されず、ただ溜まっているだけになってしまいます。

しかし、ログを「申し送り事項」と考えれば、前日のログを翌朝見て、次の計画に生かしていくことの意味は見えてきます。

その上で、もっと過去のログまで遡って参照すれば、より計画が精緻化できるとは思いますが、それは正直面倒な作業です。

だからこそ、前日のログは、明日への申し送り事項と考え、1日単位で考えることで、ログを生かそうという思考になっていきます。実際、その程度のログの見返しで私としては十分だと思っています。

タスクを削除する勇気

計画を練る上でハードルとなるのが、人間が持つ「期待」です。人間は時に楽観的に考え、時に悲観的に考える生き物で、非常に厄介な存在であります。

新しいことをやるときには悲観的に考え、計画・時間は楽観的に考えます。だから計画は意識して作成しないと上手くいかないし、新しいことを挑戦するときには、自分が抱える「不安」を自分なりに解消しておくことが大切になります。

学生時代、丸一日予定がないという日に、「勉強しよう!!」と思っても、実態としてゴロゴロしたり、ネットをいじって終わった1日を過ごしたことはないでしょうか。

「時間がある」と思うと、なぜか安心してしまい、非常に楽観的に過ごしてしまうのです。だから、逆説的ですが、時間があるように見えるからこそ、実際には、時間はないのです。

実際、私は、ある程度予定を入れておいた方がタスクの進捗度合が大きいです。

そのため、1日の計画でのポイントは、2日以上続けて「やっていない」タスクを削除するという勇気を持つことです。

これはやってみると簡単ではありません。かなり心理的なハードルがあります。

・睡眠を多少削除すればできる

・ここは早めに多分終わるからこの隙間時間でイケる

とか思ってしまうのです。

実際、何日もできず後悔しました。そうするとある日気づいて、少しずつ計画が是正されていきます。

医師や教員などアドバイスする立場の人間がアドバイスをしたとき、その内容を実行するのに、3ヶ月〜1年の時間が必要なことが結構あるそうです。

何回も同じ課題を感じたときに、ようやく「解決したい!!」と本気で思い、行動に移すのが実態なのです。

計画的に先送りしてみる

「タスクを削除する」といっても、それができるものもありますが、締め切りは差し迫ってないが、数ヶ月後にはやらないと行けないというタスクもあります。

その際に取るのが、計画的な先送りという手法です。このタスクは今はできないので、●日後に実施することを今決断するのです。

先送りが良くないのは、受動的な先送りです。

「今日できなかった。明日やろう」

「今日もできなかった。明日できるかな…」

というループが良くないのです。

そうであるならば、実施日を決めることで、主体性を取り戻すことができます。

見積もり時間を増やす

また、計画と実態が異なる問題へのアプローチとして、ログを見つつ、見積もり時間を増やすことも大切なことです。

タスクシュートでは丸1日を分単位で計画しますが、その見積もりが正しいことが大切です。当然、そこがオーバーするとオーバーする訳です。

ここは心理的ハードルをグッとこらえ、淡々とそのタスクに過去かかっていた時間を見つめます。そこに書いてある数字を転記してみることで、正確性が徐々に出てきます。

休憩の大切さ

そして、一番感じるのは、人間は機械でないので、想像以上に休憩が必要であるという点です。

大小色々な休憩を織り交ぜることが必要です。

・数時間同じタスクをし続けると生産性が下がるので違うのを入れる

・小休憩はしないと後から大きな疲れとして出てしまうので、「疲れた」と思う前に少し取っておく

・頭を使うタスクをしている場合は、20分前後の昼寝は必須

・睡眠時間は6.5時間平均くらい取れるのが良い

など休憩を散りばめることと、自分なりのパターンを見つけることが大切だと感じています。

編集後記

理論を知ることは大切ですが、理論で知ったことを実践で使うためにはある程度の時間がかかることを体感することはそれと同じくらい大切だと思います。

理論家は「頭でっかち」と批判されることがありますが、「やり方を知っている」というのと、「実際にやりきる」とは大きな隔たりが存在しています。

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲