プロジェクト(中長期計画)のタスク管理も、「ログ」を基本に置くことが重要

タスクシュートは、1日あたりのタスクにフォーカスするため、習慣づけには向いていますが、「計画」を立てるとなると、少し趣が異なります。

プロジェクトを管理し、タスクの実行率を中長期的な視点からも高めていくことが、主体性を獲得することに繋がっていきます。

タスクシュート1本での管理の限界

現在、私は、「タスクシュート時間術」を採用してタスク管理を実施しており、仕事もプライベートも「たすくま」1本で管理しております。

そのお陰で、

・毎日のルーティーンタスクの漏れがなくなり、快適に過ごせるようになった

・1日の計画を立てやすくなった

・習慣化・継続化の癖づけするのが以前よりは得意になった

などの恩恵を受けています。

他方で、特に仕事において「たすくま」での管理に限界を感じるところがありました。

それは、「たすくま」などタスクシュートでは、「1日あたり」のタスクを基本とするところから、プロジェクト(=複数タスクで成り立つもの)の管理ができないという点です。

例えば、「プロジェクト」の例でいえば、

・上司とすり合わせをする

・資料一案を作成する

・関係者との打ち合わせをする

・資料を修正する

・プレゼンの準備をする

・プレゼンをする

などといった具合に、1つのプロジェクトには複数のタスクがあり、それぞれバラバラに時間がかかります。

そうした「プロジェクト」を期限内に間に合わせるための管理としては、「たすくま」1本では不十分に感じていました。

プロジェクト管理ツールの存在

そんな折、色々と情報収集をしていると、「プロジェクト管理ツール」の存在を知りました。

色々なツールがありますが、私が検討したのは、「todoist」と「Asana」です。もちろん、この他にもツールがありますが、機能は類似なので、自分との相性が大事です。

todoist

最初に使ってみたのはこちらです。googleカレンダーとも連携が出来るので、プロジェクトを作り、タスクをカレンダーに落とし込みたい場合は最適なツールだと思います。

他方で私は、複数デバイスからtodoistにアクセスするため、しばしば同期されない現象が発生し、使うのを辞めました。単一デバイスからの利用だと、使いやすいツールだと思います。

サイトはこちら

Asana

今使っているのがこちらです。カレンダー同期機能こそありませんが、複数デバイスで処理していても、しっかり反映されるため使用しています。

サイトはこちら

プロジェクト管理ができない!!

しかし、ツールを使ってしばらくすると、問題が生じました。

それは、「管理が面倒臭くなる」という現象が発生することです。毎日のように「しばらくやる予定」を考える時間を設けるものの、手探り感が強いし、管理するより何となくやった方が早いのでは、と心に思っていたのが原因です。

そのため、同じようなプロジェクトなのに、手順を考え直す時間が無駄に生じているなあ、とは思いつつも、あまりツールを使いこなせず困っていました。

タスクシュート時間術の基本に立ち返る:「ログを取ること」

なぜ私が管理できなかったのか。

それは、「ログ」を取ることをしなかったからです。「プロジェクト」といってもタスクシュートと考え方の根幹は変わらないのです。

あくまで淡々とログを取るところからスタートであり、1回目は地味な作業でもあります。しかし、それが2回目、3回目と積み重なっていくとき、スピードを感じながら主体的にプロジェクトに取り組めるのです。

実際、「予定」と「ログ」で分けて記載し、ログ寄りで作ってみることにより、少しずつですが、プロジェクト管理ツールを使うようになってきました。

結局、基本が大事

この出来事は、何事もそうですが、基本が大切であることを再度思い知らされました。毎日を過ごしていく中で、基本を失念していたのです。

自分の中で勝手に、毎日のタスク管理と、プロジェクト管理を別物と捉えすぎていたのも原因です。

また、完璧主義に陥っており、「計画をしっかりしてからやらなくちゃ」という思いにも刈られていたと後から振り返ってみると思います。

迷ったら基本に立ち帰ること。シンプルですが、非常に大切なことです。

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲