タスク管理の実行力を高めるための「技術」と「心」の問題〜「実行力を高めるタスクリストの作り方(2019年7月分、講師:滝川徹さん)」から得た学びからの考察〜

私の場合、「たすくま」が中心となるのですが、タスク管理のためにツールを用いることで実行率は上がります。

この記事では、タスクを着実に実施するための考え方についてまとめています。

タスク管理をするメリット

そもそも、仕事が分かりやすいですが、頭でなんとなく考えながらタスクをやっていくより、「タスク管理」をすることで、何のメリットがあるのでしょうか。

以下の4点に絞って言及していきます。

主体的に生きられる

一番のメリットはこれです。

私自身、タスク管理をする前は、「お願いされた仕事をできるだけ早くこなしていく」という作業をずっとやってきました。

その単純な方法は、もちろん仕事は進むのではありますが、他方で、(ある程度)終わるまで帰れない状態を自分で作り出してしまうため、残業で何とか持たせているような危ない状況に陥りがちです。

作業も、義務的な部分が多くなり、残業で仕事の占める割合が増えていくので、精神衛生上あまり良い状態とはいえません。

しかし、「タスク管理」をすることで、作業に取り掛かる前に、「今日はこうやっていく」と自分で決める判断が入ります。

そのため、主体的に生活できるようになります。

抜け漏れから感じる不安がなくなる

私の中では、このメリットはかなり大きいです。

旅行でいえば、なんとなくでやると、「この荷物で大丈夫かな」と不安になると思います。

それと同様で、タスクも頭で考えるだけだと漏れることがあります。そして、「漏れる」という事象よりも問題なのが、漏れたと気づいたときに感じる「後悔」です。

「あの時ああやっておけば…」なんて言っても時間は戻ってくる訳でもないのですが、人間はそういう思考回路に陥りがちにできているようです。

しかし、「タスク管理」をすれば、タスクはシステムに全部入っているので、それをやればいいだけなのです。

そうすることで、「安心」を感じながら、淡々と作業を進めることができます。無用な不安を抱えないので、集中できることも関係してきます。

次何やるか、を考える手間がなくなる

これは仕事上で一番改善した点になります。

「タスク管理」を実施する前は、例えば、1つのメールを返信することをした場合、その後に「じゃあ次何やるかな」と考える時間が生じていました。

よく考えずとも、この時間は無駄だし、エネルギーも食っているのですが、まあ「みんなそうやっているだろうからな」という思い込みもあり、そこまで無駄なことだと実感していませんでした。

しかし、タスクリストを実行していくだけの生活となった今から振り返ると、その「考える」手間が非常にもったいなかったことが分かります。

記録が残るので、後からの想起が容易に

これは、タスク管理をして、3ヶ月くらい経ってから気づくようになったでしょうか。

「記録を残す」ことのメリットも感じられるようになってきました。

「あれ、これやったっけな…?」と思ったとき、タスク管理をやる前は、記憶にしか頼れませんでした、

その結果は、思い出せることもあれば、思い出せないこともあります。そして、そこには「タイムアップ」が存在し、ある程度時間が経過すると、「まあいいか」と思うようにインストールされているようです。

しかし、記録を辿ることで、デジタルによる検索のしやすさも功を奏して、「あ、そうだったな」と見つかります。

世界のエグゼクティブが、考えたくないから「服を毎日一緒にしている」と言ったりしますが、その言葉の意味が理解できます。本当に頭のメモリを使わないので、気持ちが楽なのです。

タスクシュートの「改善点」

私は、「たすくま」を使ったタスク管理をしているのですが、4ヶ月超使用してきて、なあなあになっていたことを自覚しました。

見直しが必要なポイントについて述べていきます。

リストをちゃんと書こう

当たり前なのですが、

・タスクリストを網羅的に書いておくこと、

・タスクは細分化すること

は基本です。

しかし、リピートタスクが固まってくると、結構なあなあになってしまいます。「なんとなく」やっていたことに気づき、見直しをかけているところです。

セクションの時間を守ろう

1日でタスク管理をしようとしても、「1日」という単位は長すぎて、管理するのは難しいというのが正直なところです。

そのため、2〜3時間ごとに「セクション」を用いて、セクションごとのタスク管理を目安として考えていきます。

そうすることで、見積もりの時間のズレも少なくはなっていきます。

しかし、この原則を思い出した上で自分の使い方を観察すると、セクションを跨って適当にタスクを実行している自分がいたことに気づきました。

割り込み仕事を予想し、バッファを入れよう

仕事においては、「電話が来る」「上司から新しい仕事を振られる」などの予想していなかったタスクが飛び込みます。

それは、100%は予想はできませんが、ある程度の目安なら立てることができます。

そこでポイントとなるのは、「まとめてではなく、各セクションごとに入れること」ということです。

自分もバッファ自体は入れてはいたのですが、うまく運用できていなかったことを知りました。

上からタスクをこなしていくこと

タスクリストは、上から順番にこなしていくことが大切です。

しかし、実態上、「気持ちが乗らない」などの理由で、前後することは結構あります。

実際、あまりに厳格なルールとしてしまうと疲れてしまうので、それには注意は必要なのですが、原則は、「上からこなす」としないと、「やらない」タスクが生じてしまうのもこれまた事実です。

現在、当初未完了タスクが20とかが当たり前だったのに、6とかに減ってきてはいるので、徐々にタスクリストの見誤りは減ってきてはいますが、まだまだ精進が必要です。

タスクシュートを実施して感じる「心の問題」の発見

タスクシュートを用いると、効率的になる一方で、機械的に行動することになります。

それが嫌だという方もいるとは思いますが、そのデメリットよりも、機械的に行動するからこそ「人間は機械ではないこと」に気づくことができます。

そんな機械でない人間にとって大切なのは、「心」です。それでは、どのような心の持ちようであれば良いのでしょうか。

休むことの大切さ

タスクシュートでタスク管理をすると、1つのタスクに集中できることから、生産性は高まります。

しかし、集中して作業ができるということは、その分疲れることも意味します。これまで何となく進めてきたのに対し、生産性を高める代償とも言えるかもしれません。

そこで大切なのが、「休む」ことを意図的に入れることです。とはいえ、そもそも私は、「休む」ことやメンテナンスなどは苦手でした。

しかし、ずっと肩が凝っているなど、それによる弊害が出てきたこともあり、意図的に休んだ方が良さそうだ、ということは身にしみて実感するようになってきました。タスクシュートをやることで、休むことが大切であり、必要であることを自覚できました。

正直、まだまだ休むのは苦手ではありますが、それでも、「休む」ことについてかなり意識が敏感にはなりました。

例えば、今まで半ば1〜1.5ヶ月おきに義務的にやっていた「美容室で髪を切る」などは、考えてみると、「休む」ことに分類されるな、と思い、少し行くのも楽しく思えてきました。

これに加え、海水温熱でのメンテナンスの時間や、お風呂に入る、カラオケに行くなど、これまで「無駄な行動」と断じていたものも、その必要性を認識できるようになりました。

そこから少し派生して、「飲み会」についてもスタンスが変わりつつあります。

以前は、ダラダラといる会に対して、「時間を損した」という感覚を強く持っていました。しかし、気の置けない仲間と、時々こうしたことをやることは楽しいからいい、と思えるようになってきました。

物事は極端ではダメで、何事においても大事なのはバランスなのです。

「罪悪感」と「楽しむこと」

私の場合、「幸せって何だ」と真面目に考え、回答が見つからない日々を過ごしてきました。

しかし、その問題を考えるにつれ、悩みながら思うようになってきたのは、「罪悪感」の強さが問題ではないか、ということでした。罪悪感が強いがために、幸せを受け取ることができなくなっているのでは、ということです。

罪悪感を考える上で大切なのが、その対極に近いところにある「楽しい」と感じることです。

日本人は、謙虚・忍耐の文化があることもあり、「楽しむ」ことが苦手な人が多いと思っています。私自身も、楽しむことが苦手で、その想いが幸せに対する疑念にも繋がっています。

では、「楽しい」とは何か、となるのですが、海外と対比しつつ考えてみたいと思います。

例えば、メキシコ人がテキーラを楽しそうに飲んでいるとか、ブラジル人が楽しそうにサンバを踊っているとか、陽気な国民性を持つ国がいくつかあります。

しかし、それを自分がしたときに、楽しいでしょうか。

私は、テキーラのアルコール度数は高いので飲むのはしんどいし、サンバも何もダンス全般の経験がないし、社交性が薄いので、そもそもパーティーの場のような雰囲気自体が苦手です。

とはいえ、私にとってどちらかといえば苦痛に感じることをしていることが、彼らにとっては「楽しい」訳です。

つまり、行為が重要なのではなく、「心の持ちよう」に過ぎません。「楽しい」と思えればそれは自分にとって「楽しい」のです。

だからこそ、自分の直感は大切であり、それは、タスク管理の分野でかなり機械的に行動する仕組みを作ろうとすることで、より人間らしさを意味する「感性」の部分の理解が深まります。

ワークをやってみる

毎度、このシリーズでは、ワークというものがありますが、正直、従来の自分であったら、こういう類の質問は、「アホらしい」と思っていました。

「こんなの考えても仕方ないだろう。現実にはあり得ないのだから。」と思ってしまうからです。

しかし、ここ数ヶ月になってようやくそういう妄想のような想像も「楽しい」と思えるようになってきました。他人には見えないかもしれませんが、それで全然いいのです。

テーマ

今回のワークのテーマがこちらです。

「年収10億円が手に入り、自由な生活が過ごせるとしたらどう過ごしているか?」

このワークの目的

「実現性はさておき、どうなりたいか??」という点を考えてみることを促すワークです。

全ては思い通りになるとは限らないし、実際それを目指して動いても基本的にはズレることにはなります。

しかし、「自分は何をしたいか」を考えることこそが重要で、それは、リアリティを考えており、それを考慮した瞬間に、やりたいことがなくなるということはしばしば起こるからです。

回答

「金」の面で考慮すべき制約条件がなくなったので、自由に生活してみます。

まず、そうしたら私は日本にはいません。マイアミなどの暖かい場所に在住しています。

その上で、家の中には既にある程度は一通りできる施設が揃っています。家にジム関係の設備は構築できており、サウナと風呂も併設されています。

料理については、管理栄養士資格を持っている方が栄養バランスを考慮し、作っていただけます。

仕事は10:30〜12:30、13:30〜16:30の計5時間します。Apple社でいうiPhoneのような新しい製品開発を統括しています。

仕事が終わったら、おしゃれなカフェに行って、本を優雅に読むか、ブログを執筆する時間にします。そこで、1〜2時間過ごします。

その後で、家に併設されているジムで汗を流します。

ジムで快適な気分になった後、日によって違いますが、リラックスタイムとなります。美味しいご飯を食べに行ったり、エステに行って美容にお金を使ってみることに憧れます。

あとは、1年中働くのではなく、「バカンス」の期間が欲しいです。例えば、クルージングやシュノーケリングなどが出来るような、綺麗な景観を巡る旅もしてみたいし、あるいは、観光地巡りをしつつ、その土地の歴史を感じたりするのも興味深いです。

編集後記

今回の話は、スタートこそ「タスク管理」ではありますが、それを突き詰めて考えていくことで、技術としてのタスク管理から、心の持ち方の話へと触れていきました。

心の話は、自分しか回答が分かりませんが、自分の声に耳をすませれば聞こえてきます。その上で、その声の内容を実現していけば、相当ラクに生活できるようになってきます。

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲