「タスク管理システム」の作り方〜タスク管理の技術と心のあり方を学ぶ〜(スタオバプログラム・第2回(2019年5月分))

「ムリせず圧倒的なアウトプットを生み出す「タスク管理システム」の作り方」というタイトルでタスク管理システムについて学びました。

システム自体は、私は導入は完了し、試行錯誤の段階には至ったので、システム構築という技術面も大切ですが、心のところの問題が私は大きいので、そちらの面のフォーカスも強め、所感を交えて記事化しております。

それでは、詳しくみていきましょう!!

なお、教わっているのは、東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を実施しておられる滝川徹さんです。

「仕組み」づくりをする

「タスク管理システム」を構築するとなる前に、そもそも何事も結果を出す確度を強め、速度を早めるために必要なことが「仕組み」づくりです。

「仕組み」とは何(What)で、どう(How)構築するかをまず知っておく必要があります。

「仕組み」とは何か

「仕組み」とは「いちいち考えなくても、「流れ」として止まらずにできるようにすること」と指摘されていました。

私自身は、「仕組み」といえば、「再現性がある」というワードが思い浮かびますが、これは組織の話であり、個人レベルで考えれば、「仕組み」とはもっと気楽なものです。

私自身は、「たすくま」でタスクシュートを始めたので今はこうなることがほとんどなくなっています。他方で、今やりたいことが多すぎて計画がいつも4〜6時間程度オーバーするという問題が生じています。

とはいえ、タスクシュートを始める前を振り返ると、やることが終われば、その度に「次何するかなー」と考え、考えようとしている間に、ネットサーフィンをして、後悔することがしばしばありました。

これが、「仕組み化していない状態」なのですが、それを考えると、定義におけるキーワードを「流れ」と考えると、とりわけ個人レベルではかなり腑に落ちました。

「仕組み」作りのためには何をすれば良いのか

「何をすれば良いのか」についても、もっとシンプルに考えて良いです。

「新しく行動をし、振り返りをし、仮説を立てた上で、改めて行動すること。」

ただこれだけです。その後も、「行動」をして、「振り返り」をして、「仮説」を立て、また「行動」してみます。

この流れをひたすら繰り返すせば良いということです。

とはいえ、実践の段階では大変に感じるのですが、理論上は非常にシンプルなことなので、私はこの際、色々場合分けして考えようとしていたので、もっとシンプルに考えよう、と思っていました。

優先順位をどう付けるか

「優先順位」というと、相当の難しい判断が求められるような(勝手な)イメージを私はしていたのですが、もっと気軽に考えて良いんだな、と分かりました。

優先順位付けというのは、実はシンプルで、「優先事項は朝やれば良い」のです。起床直後ほどエネルギー(will power)が残っているので、そこでやることを仕組み化すれば大丈夫ということでした。

ここは、純粋に反省です。私の場合は、昼も夜も同程度に詰め込んでいて、達成できない日々を過ごしていたからです。優先順位を付け、やりたいことを朝に持ってくる。言われてみるとシンプルですが、ついつい後回しにして結局やらない自分がいたことに気付かされました。

プライベート面の話でいえば、今の私の場合は、ブログ・英語に力を入れたいです。しかし、2つを同時にやるのは、相当なスキルを要します。現に、朝ブログやると、英語学習が疎かになり、朝英語をやると、その日にブログを更新できる率はガクッと下がります。

特に、英語は今は力を入れたく、それに次いでブログです。もちろん、ブログといっても英語関係の記事も書くので、この2つは完全に分離をしている訳ではないですが、今は英語は確実にこなしつつ、ブログも習慣化し、日々淡々とやるモードを確立させたいな、と思って考えているところです。

そして、私が詰め込み過ぎなのを自覚すると同時に、特に夜はもっとリラックスして良いという気がしてきました。というよりも、夜はできないことはログが証明しているので、それを組み入れる必要性を感じました。

仮説ですが、私は19〜20時くらいになると、夜モードになってきて、22時を超えると、生産性がガクッと落ちます。そこあたりを考慮し、タスク管理を見直したいと思います。

総じて、朝のルーティンは習慣化されつつあった(特に支度系の順番・時間はほぼ確立)のですが、やりたいことを増やしすぎているのと、夜にやろうとしていることが多かったから、優先順位付けが上手くいっていなかったんだな、とハッとしました。

自分の中の「管理者」を増やすこと

これは、「はじめの一歩を踏み出そう」という本の中での紹介ですが、組織もそうなのですが、個人の中で、「職人」「管理者」「起業家」という3つの概念を考えることが大切だ、という話がありました。

3つの概念

職人・・・「これをやれ」と言われれば、それをやる人 ex)部下

管理者・・・マネジメント(管理)する人 ex)課長

起業家・・・イノベーション、アイデアを出す人 ex)社長

往々にして「職人」になりがちですが、一番良いのは、バランスが取れていることだ、という話をいただきました。

特に、長時間労働の時は、「職人」が多くなります。しかし、それだと頑張り過ぎになり、潰れてしまいます。

起業家概念もあれ、まずは、管理者の要素も意識しないと回っていかないということで、タスク管理は、「管理者」の要素を育てるシステムとなります。

とはいえ簡単ではないですが、まずは、それを知り、意識するところから、という話もありました。

意識して仮説を立てて、行動に移していけば、後は仕組み化していくという「流れ」ですね。

「感情」を伝えること

「タスク管理」とはいっても、タスクを管理するだけでは、タスクパンパン状態であれば、それを解決することはできません。

そのために大事なのが、いわゆる「断る力」なのですが、そのファースト・ステップを教えて貰いました。

それが、「感情を伝える」ことです。

楽しく生きる

タスクがパンパンな状態で生きることも1つの選択肢ではありますが、私は、「楽しく生きたい」と強く思っています。

仕事を根詰めてやって、身体を壊すことをよく聞きますが、それこそ本末転倒ですし、「頑張る」をずっと続けていることの行き先は、「楽しい」と感じなくなることです。

今やましにはなっていますが、社会人1年目のときは、仕事を辞めたくてしょうがない時期が結構あったので、今考えると、残業という面と、怒られ続けた精神状態とが両方あり、あれは無理をしていたな、と今では思っています。

そして、「楽しく生きる」ためには、「楽しむ」時間の確保がまずは必要です。

残業削減のための「断る」ためのファースト・ステップ

残業を減らす(なくす)には、最終的には、「断る」ことが必要だそうです。

しかし、それをいきなりすることは、できません。理論上はできますが、実際やる人にとっては、心理的ハードルがあまりに高すぎます。

そのため、ファースト・ステップは、「上司などの仕事の関係者に「気持ちを伝える」こと」だそうです。「この仕事は私は得意ではない」「早く帰りたい」など内容はなんでもいいのですが、感じていることを伝えることです。

その際、結果は、その際関係なくて、言えることでスッキリするそうです。

そういえば、私は伝えることを少し始めていました。内容自体は「断る」ことではなく、「この仕事は自分にやらせて欲しい」側ではありますが、自分の中では勇気を振り絞ったのですが、結構言ったらあっさり聞いてくれることに驚きました。

正直、やりたくないことはあるので、それは他の人にお願いする方向にしよう、と心に決めました。本当に伝えないと伝わらないですね。「以心伝心」という四字熟語はありますし、日本人は好きな傾向にありますが、実際それを具現化するのは難しいのではないでしょうか。

コミュニケーションの大切さ

これまでを総括すると、「コミュニケーションは大事だ」ということになります。特に、滝川さんの表現を使うと、「感情のやりとりをする」ことが大切です。

振り返ると、ブログを始めていなかったときと比べれば、相当感情のやりとりが出来るようになってきたとは思いますが、もっとコミュニケーションを楽しみたいな、と最近は思うようになってきました。

これまでは、論理的な話は好きでしたが、感情が入り混じると途端に面倒になっていましたが、結局人間は感情の生き物なので、そこは逃げることはできないことを、話を聞きながら認識しました。

なお、感情部分は、私は「思う」「考える」ことなので、それを伝えることで、「否定・反発」などは薄れるということでした。

最後まである罪悪感との戦い

楽しく生きるために自分の時間を確保することは大切ですが、その先に、「私だけが楽しんではいけないのではないか」といった罪悪感が生じることがあるそうです。

現に私も、その想いは潜在的には結構あるだろうな、と直感的には感じています。ここは、自分が、外からではなく、中から満たされることが重要だそうです。

おそらくこの話は、「人間は「不足」に目が行く生き物なので、外から満たされることはない」ということをまず認識する必要があります。それは、一部実感する部分はありますが、私はまだ認識できていません。

とはいえ、いつか直面しうる話として、心に留めておくことだと思います。

答えは自分の中にしかない

世の中にはノウハウが溢れていて、「タスク管理システム」も色々あります。

しかし、大切なのは、アドバイスは求めるが、解は自分で見つけるしかないということです。

セミナー・コーチングなどの意味は?

「答えは自分の中にしかない」となると、セミナー・コーチングなどの時間は意味がないのでしょうか。もちろん、違います。

最終的には自分で答えを見つけるのですが、とはいえ自分1人で全て考えると、あまりに視野が狭すぎます。

そのため、他人の意見を聞き、視野を広げる必要があるのです。「視点」を学ぶことが大切な訳です。

実際、「いいとこ取り」しか解はないと思います。自分に合う/合わないという問題があるからです。

最初にセミナーに行った時とかは、「全て吸収しよう」と息巻いてはいましたが、それより、特にセミナー行くときは、事前や聞いているときに抱く問題意識の方が大切だと思うように段々となってきました。

一言でまとめると、「主体的に生きる」ということです。

今回のワーク:「仕組み化してみよう」

今回は、「タスク管理システム」を作るためのワークを実施することとなりました。

内容

①何かこれから始めたい・続けたいことがあるか。

②ある場合、何を辞めるか(趣旨:時間を作り出す)。

③どう仕組み化するか。

発表

①英語・ブログの時間を確保すること

②「自分がやっていて楽しくない」分野の排除による仕事量の削減、インプット量、昼休みの活用

③朝時間の活用、時間の固定化の徹底

アドバイス

・ブログは無理しないこと。毎日やるには頑張りすぎ

・どれをやる/やらないを考えよう

・昼休みは休もう

アドバイスを受けて所感

他の方へのアドバイスと種類が異なっていたと感じて、「そこまで頑張らなくて良いよ」という趣旨のアドバイスを貰ったのが斬新でした。

私は、「頑張らなければ認められない」という認識を幼少期から強く持っていたので、頑張るマインドは割と根深いです。これは結構深いので、(このブログ記事然りですが)時間をかける必要を感じています。

編集後記

学んだことがもの凄くたくさんあり、ちょっと疲れていたのですが、かなり楽しかった時間であったのが強く印象に残っています。

そのため、記事をまた書き過ぎました。1記事を毎記事この文量で書くのは今の私は無理していると思うので、ここも徐々に改善していければと思います。

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲