手書きと電子媒体の使い分けについて〜資料の整理・保管の考え方〜

資料の保管・整理に関して、長年困ってきました。

 

日々、PCを使う頻度は高くはなっているものの、手書きの大切さも侮れませんし、蔑ろにしてはいけません。

 

色々試行錯誤しながら考えていくと、考えがまとまってきました。

今回は、手書きの紙と電子媒体の資料の区別についてになります。

 

資料を管理することは「どうでもいい」ことではない

 

そもそも、資料として考えた場合には、手書きの紙も、電子媒体もどちらも大切ではあります。

 

しかし、資料の管理をなぜする必要があるのでしょうか。

私にとって、資料の管理の重要性は高いのですが、下記2つの理由が主たるものとなります。

 

私の「資質」がもたらす必要性

 

ストレングスファインダーの「資質」を見ると、私の場合、資料整理のスキルの体得は「必須」となることが分かります。

 

私は、1位の強みは「慎重さ」、2位が「収集心」であり、簡単にいえば、慎重さはリスクに備えるように行動する傾向、収集心は情報を集める傾向のことを言います。また、3位は「個別化」であり、これも観察者としてまずは人を観察するところをする傾向にあることを示しています。

 

つまり、私は行動する前に、人より多くの情報を集めます。むしろ、情報を集めてからでないと動けません。

 

そうであるからこそ、情報はすぐに一杯になりますので、情報を整理する技術は必須となります。

 

(参考)資質に関する使い方を示した記事

 

資料を探す時間がもったいない

 

データの対象範囲によって出てくる結果となる数値は異なりますが、汎用性の高い表現をすれば、「ビジネスパーソンは資料を探す時間を相当使っている」ということがいえます。

 

例えば、下記の記事内に引用されている大塚商会調べでは、ビジネスパーソンは年間150時間探し物をしているそうです。

 

 

上記の記載とも関係しますが、特に私は、情報を溜め込みやすい傾向にあるので、私の資料を探す時間は、それぞれのデータの平均よりも長くなっているはずです。

 

実際にログを取っている訳ではないですが、量が多いのは確かです。仕事でもプライベートでも、「資料を探す時間」は明らかにもったいないですし、何より自身の精神衛生上良くありません。

 

手書きの紙と電子媒体のメリデリ

 

資料管理の重要性は分かるとしても、電子媒体の資料のみとし、管理するのは現実にはなかなか難しい面があると思います。

 

他方で、手書きの紙も手で書くメリットはあるものの、管理がしにくかったりします。

 

手書きの紙と、電子媒体をどういうバランスで作成し、管理するのが良いのかを考えるために、それぞれのメリット、デメリットを考えていこうと思います。

 

手書きの紙のメリット

 

①自由に描ける

 

まず1点目は、自由に描けることです。電子で資料を作る際には、それぞれのフォーマットがあり、どうしても書き方に縛りがありますが、手書きの紙であれば、自由に書くことができます。

 

最近では、マインドマップに関心を持っていますが、マインドマップは、紙に自由に手書きすることで、最大限性能を活かせると考えています。そして、その自由さは、PCで原案から作成するのは難しいと考えています。

 

 

②書くのに必要な道具が少なく、気軽に作業が出来る

 

2点目は、必要な道具が少なく、気軽に作業が出来るところです。

 

PCで資料を作成するときは、どうしてもPCが必要であり、持ち運び出来るノートPCでも、割と重量があります。他方で、手書きの紙は、紙とペンがあれば出来ます。

 

また、最近では、スマホで作業が出来る範囲がどんどん広がっていますが、それでも、「考えながら打つ」作業をする場合には、手書きに比べると使うエネルギーが大きいように感じます。

 

③柔軟な思考を促す

 

最後の点は、「柔軟な思考を促す」というところです。1点目とリンクしていますが、アイデア出しのプロセスにおいては、紙に書いた方がはるかに良いです。

 

自由に書けるからこそ、柔軟なアイデアを産みやすいように思われます。

 

手書きの紙のデメリット

 

もちろん、手書きの紙にもデメリットがあります。

 

①整理が困難

 

紙の整理は電子媒体に比べ難しいです。

 

電子媒体は、ファイル分けなどが容易ですが、手書きは色々な案件が混ざっている場合も多いので、その管理は簡単ではありません。

 

また、個人的に、私は字があまり上手くないので、これを管理するモチベーションもあまり湧きません。達筆であれば愛着を持って管理する可能性がありますが、そこの感情はあまり抱きません。

 

②経年変化に弱い

 

手書きの紙は、丁寧に保管する必要があります。

 

時間が経てば、ホコリなどを被りますし、長い時間が立つと、字自体が読めなくなるリスクが存在します。

 

他方で、電子媒体は、仮に打ち出したものがボロボロになっても、再度印刷をするだけで元通りになります。

 

電子媒体のメリット

 

①検索できる

 

まず第一がワード検索できるところです。

 

紙の資料(打ち出した印刷物を含む)は、検索ができないので、「どこに書いたか」を一生懸命思い返す必要があります。

 

他方で、電子上で保管していれば、キーワードさえ思い出せれば検索で出てきます。そのため、「欲しい資料が出る」可能性は紙より高くなります。

 

②階層構造で整理できる

 

2点目は電子媒体については、階層構造で整理できるところです。

 

そもそも、フォルダを作ることが簡単にできます。紙での資料管理を考えると、ファイリングするに関しても、たとえば、資料の位置の管理もそれなりにスキルが要求されます。そこに文章データを入れていくだけで、容易に階層構造を構築することができます。

 

もちろん、階層構造を上手く作るスキルは必要ではあるものの、そのスキルは紙管理に比して相当程度楽です。それが出来れば、資料管理はかなり分かりやすくなります。

 

③綺麗なまま保管できる

 

3点目が、電子媒体なので、汚れなどを気にせず保管できるところがメリットとなります。

 

電子媒体のデメリット

 

①資料作成には、入力機器がないとできない

 

上述した通りではありますが、腰を据えて電子媒体を作成するにはPCが必要です。

 

②何もアイデアなくPCから生み出そうとするのが難しい

 

2点目も既に述べていますが、PCからアイデアを生み出すのは難しいです。

 

当面の運用

 

これまでの頭の整理を踏まえ、下記のように整理することとしました。

 

発散はノート、集約は電子媒体

 

アイデア出しにはノートを使い、アイデアをまとめたものとして電子媒体に表現していきます。

 

分水嶺をはっきりとしていなかったため、しばしば電子媒体でアイデア出し的に箇条書きで書いた資料を作ったこともありましたが、実感として、明らかにアイデア出しの段階で、電子媒体で作成してしまうと、思考が柔軟でなくなってしまいます。

 

そして、完成物を作成するのに、手書き資料で作るメリットは、私にはほとんどないと思います。恐らく、戦略的に考える才能や論理的に考える才能が高い場合(ストレングスファインダーでいう「戦略性」「分析思考」)には、手書きでさえ、相当のクオリティのものができますが、私の場合、その場でパッと対応することには限りがあるので、

 

資料保管の方法

 

このように、「発散」作業を手書き、「収束」作業を電子媒体と分けることで、情報の整理もかなりやりやすくなると感じています。

 

まず、手書きをアイデア出しに限定し、最終的な表現は電子上にするので、持っているノートは一冊で済みます。

 

実はノート管理は長年の悩みの1つで、案件ごとにノートを分けようとしては失敗してきました。しかし、手書きの用途は「アイデア出し」のみなので、全ての案件はごっちゃに1冊のノートで全て足ります。

 

そして、「収束」作業ですが、手書きのものは電子媒体に昇華して保存していきます。実はここの管理体制も構築が必要であるという課題も感じつつですが、まずは、手書きと電子媒体の区別を一元的に考えられればと思います。

 

これからの課題、編集後記

 

これらは、基本的にはプライベートに関する話(セミナー参加、読書、動画視聴したものへの管理の話)であり、仕事上の話の整理にはなっていません。

 

タスク管理もそうなのですが、プライベートに比して、仕事上ではいわゆる「突発案件」があり、その整理にまだまだ課題があると感じるところです。資料管理も同様で、突発案件が多いことから、管理の難易度がプライベートより高く感じています。

 

いずれにしても、資料整理は結構難しい問題ではあるので、まずは私生活部分の整理を確立させていきたいと思います。

 

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲