逆算手帳をフル活用するための振り返りの会・2019年4月度(講師:きむらあきらこさん)〜手帳の「機能」を意識しよう〜

2019年1月から受講を開始した逆算手帳振り返りの会も4回目になりました。

4回目になると、逆算手帳の使い方にも慣れてきまして、少し視野を広げながら、手帳術を深める回とすることができました。

今回も引き続き、逆算手帳認定講師のきむらあきらこさんに教わっています。

手帳に求める機能

逆算手帳も含め、手帳は「ツール」の1つです。使用する人間が主であり、手帳は従の関係になります。

しかし、手帳関連グッズを見ても、世の中には色々な種類があります。また、アプリを含むデジタルツールも次々と登場している状態です。

私自身、逆算手帳を使い始めた当初は、マンスリーガントのページと逆算ウィークリーのページに同じことを書いていたりして、度々漏れが生じていたりして困っていました。

そこで大切なのが、どのツールに何の機能を求めるか、になります。先の例にいう「同じことを書く(=転記)」は、1つの役割に複数ツールを用いている状態になり、そうなると、継続するのが次第に面倒になってしまうのです。

私自身、整理をしてちゃんと考えてはいなかったのですが、一部を除き、大半が自然に整理されていました。今回、木村聡子さんの分類の話を聞いて、かなり頭がクリアになったので、解釈を加えつつ、私の使用例とともに紹介します。

手帳に求めることができる機能は、「スケジュール管理」「タスク&タイムマネジメント(母艦・航空機)」「中長期計画」「短期計画」「日記」「計測記録」「メモ」があります。

逆算手帳は、メモ以外の機能を果たすことができますが、その強みは、「中長期計画」にあると私は解釈しています。

ここから、それぞれについて詳しく述べていきます。

スケジュール管理

一般的に、手帳といえばまずイメージするのが、この「スケジュール管理」の機能です。人とのアポイントや打ち合わせなど、日時が決まっているものを管理する機能のことを指します。

現在、私は、逆算手帳の「マンスリーページ」と「Googleカレンダー」を併用している状態です。少し前までは「マンスリーページ」のみの活用だったのですが、先月からGoogleカレンダーも活用することにしています。

原因は、特にプライベートの予定において、失念しかけることが数度あったからです。その点、Googleカレンダーはリマインダー機能があるため、その分の漏れがなくなるのがいいところです。

とはいえ、アナログの「俯瞰性」も捨てがたいところで、月単位や数ヶ月単位で見たときに、「予定を詰め込みすぎているかどうか」を判断できるのは、アナログの方がやりやすいです。

俯瞰性としてのアナログと、緻密さ・リマインドしてくれるデジタルと。当面は、デジタル主・アナログ従としつつ、両方使っていくのがいいのかな、と思っているところです。

タスク&タイムマネジメント

これは、「スケジュール管理」とは似て非なる概念です。一言でいえばto do(すべきこと)です。

スケジュール管理は、アポイントが分かりやすいですが、日時が固定されています。それに対し、タスク(タイム)マネジメントは「1日でやればいい」などという形で、やらなければならないものの、柔軟性があるもののことを指します。

これは、手帳界では、「バーチカル式」の管理がそれにあたります。そして、逆算手帳でいえば、逆算ウィークリーです。

私自身は、逆算ウィークリーを活用していましたが、アナログ管理だと、リピートタスクを毎日書くのが面倒なのと、シート管理をすると、例えば、土日だと、次の週の月曜以降は別シートを持参・参照しないといけないのが面倒に感じていました。

そのため、今は逆算ウィークリーは、「週間目標の決定」や「今年間のうち、何週が経過したのか」程度の把握のエネルギーの使い方とし、メインは、iPhoneアプリ「たすくま」に全権委任することとしています。

中長期計画

「ライフビジョン」「10年逆算シート」など、中長期計画のためのツールとして、逆算手帳は、かなり有効です。

かえって、他の一般的な手帳の多くは、この観点は欠けており、年間以下での管理に特化したツールとなっていると感じています。

この観点での逆算手帳の魅力は、このページにまとめています。

短期計画

「短期」の定義は人それぞれだと思いますが、私は、1年以内の計画を「短期」と考えています。

この定義から逆算手帳でいえば、「年間逆算シート」や「年間目標シート」が当てはまります。

これも、逆算手帳でしっかり考えるので、「計画」部分は他のツールを活用する必要が一切ありません。

日記

これは、日々の記録として残すものです。最近では、日記アプリとして、アプリを活用される方も多いと聞きます。

逆算スペースに書き込む運用も取ることは可能ですが、私の今の日記は、「良かったこと・気づき」を1日10個記載し、「感謝リスト」を3個書く運用でやっているので、それなりにスペースを必要とします。

そのため、現状、「ほぼ日手帳」を活用し、そのページに手書きで対応しています。

日記を書くことは、心への影響も大きいので、私の実際の日記の運用については、このページに触れています。

計測記録

これは、ダイエットするときの体重や、ランニングにおける距離などのように、ログとして記録していく機能です。これをすることで、「習慣化」のハードルを下げることができるなどのメリットを有しています。

デジタルツールも色々ある分野ですが、私は、逆算手帳の「マンスリーガント」と「マンスリーページ」を活用しています。

習慣化したい目標で、毎日とか週2〜3回やりたいものをマンスリーガントのページに記載し、出来たら★マークを書いていきます。

これを見返すことで、私は、「おお、しっかり積み重ねているな」とポジティブな感情になります。

ここは、デジタルとアナログとで好みが分かれる部分だと思います。私は、アナログで自分で塗りつぶす感覚と、手作りでどんどん積み上がる感覚が好きなのでアナログ派です。

実際、デジタルツールも導入してみたことがあるのですが、2日間で既に面倒になってしまったので、確実にアナログの方が向いています。

メモ

これは通常の手帳には、後ろの方に用意されていますが、逆算手帳にはない機能です。

かつて「ほぼ日手帳」をメイン使用していたときは、手帳のメモ欄を活用していましたが、手帳のメモ欄だと、足りないときに非常に困るという難点がありました。

今は、メモはデジタルとアナログを併用しており、Evernoteとノートを両方活用しています。言ったことをそのまま取ればいいときは、PCでメモを取っていればいいですが、打ち合わせで自分が話す場面が多いところなどは、要点のみノートに残しつつ、疑問点をノートに書きながら挑む方が向いており、両刀使いをしています。

ただし、Evernoteは無料版を使用しているため、間違って削除したら元に戻せないという点があります。無料で履歴も残るようになればいいのですが、そこは仕方ないです。

最適なやり方は人によって違う

これまで述べてきた手帳の「1機能1ツールの原則」の話も同じですが、「やり方」については、色々な方法があり、自分に取って合う/合わないが結構あることに、この振り返りの会でやりとりをする中で強く実感しました。

特に、逆算手帳を調べたりしていると、キラキラしたものが多いと思います。現に、シールを貼ったり、ハンコを押すこと自体がモチベーションになる方も結構おられるようです。

しかし、実際やってみると、私にとっては、面倒臭さが勝ちます。「フリクションスタンプ」を使ってみたのですが、そもそも筆箱に入れるのに面積を取るのが嫌だし、ハンコを押すのに、ハンコのキャップを開けることさえ面倒に感じたので、私には合わないことが分かりました。

私は、実機能を重視するので、そういう人にこそ、逆算手帳が有効であることを発信するモチベーションにもなっています。

「モチベーションを上げる」という観点が大切で、逆算手帳においても、ライフビジョンシートなどは、私も、デコレーションといいますか、写真を貼ったりして、ビジョンを重視しています。

これまでの私は、必要以上に「効率」を重視してきました。それよりも、「継続」の方がはるかに大切だということをようやく最近になって気づきました。そして、その継続を助けるのが、こういう「モチベーションを上げる」などというツールの存在です。

モチベーションを上げてくれるツールは、決して無駄ではないのです。

「大人の勉強」について

この「逆算手帳振り返りの会」においては、必ず自由に質問できる時間が用意されています。

そして、その質問は別に逆算手帳に限定しないので、英語の勉強に力を入れようとしている私は、勉強や時間の使い方について質問しました。

その答えとしてもらったのが、以下の2つです。

・差し迫った問題として如何にイメージできるか

・ゴールをイメージできるか

差し迫った問題としてイメージすること

このイメージは意外と難しく、「今やらないと」と自分が思えることが必要になります。現に、こういった緊急性はないが重要な取り組みは、「差し迫った問題」ではないのですが、差し迫っているかのように感じてもらうことが重要になります。

英語で言えば、少し前までの私は、「まあいずれやればいいや」と実は、心の奥で思っていたのだと思います。外国人と話す機会があり、そこで話せないで悔しい思いをしたということがあったので、自分にとって、「差し迫った問題」として認識できるようになってきました。

ゴールをイメージすること

試験でいえば、「合格」がゴールになりますが、そのゴールをした瞬間をイメージしたり、練習できないときでも、ゴールを達成していくプロセスをイメージして置くことが大切です。

ただ、勉強をして目の前のものに集中すればするほど、俯瞰的な視点で見れなくなり、ゴールを見失ってしまうことが生じてきます。ゴールのイメージは、常に大切なので、「努力の方向性を定期的に見てもらう」といったことも、そのイメージを明確に持ち続けるために重要だな、と感じました。

休み方について

私は、休むことが極端に苦手です。頑張り過ぎて疲れる傾向にあります。

そこで、どう休めばいいのかも聞いてみました。

色々な意見がありましたが、要すれば、自分の傾向を見極めることが最重要だと理解しています。また、アベレージヒッターを私は理想に感じていましたが、フルスロットルで活動して、徐々に疲れていくのが自分の傾向なのであれば、それをとらまえて、トータルでパフォーマンスができればいい、という潔い諦めも一手だという話を聞いて、アベレージヒッターを求めなくてもいいのかな、と自分を認めることができました。

そして、何より重要なのは、睡眠時間の確保になります。4時間半を切るときついということはかつてから感じていましたが、良いパフォーマンスという観点でいえば、私は、6時間半以上睡眠した方がいいのかな、と思うようになってきました。とにかく、睡眠時間を増やすといいますか、特に平日にしっかり睡眠が取れるよう、早めに寝ることにはもっと意識的であるべきだな、と認識しました。

編集後記

今回の振り返りの会で強く思ったのは、「人間はアドバイスしたがる生き物である」ということです。他人のために貢献したい想いは、心の奥底に潜んでいるということなのでしょう。

そこから振り返って考えれば、「実践」を続けていれば、その経験を自動的に話したくなるということなので、「実践」こそ自分が価値を置くべきところだ、と確信しました。

逆算手帳は、引き続き、定期的なレビューを受けながら継続的に使っていければと思います。

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲