「たすくま」を活用したタスク管理で「出来るようになったこと」と「2つの課題」〜たすくまを3週間利用してみて

iPhoneのタスク管理アプリ「たすくま」を利用して、3週間が経過しました。

当初は、たすくまを利用することによるスマホの見過ぎが気になっていましたが、ようやっと自分の中の違和感がなくなってきました。

とはいえ、日々課題を突きつけられています。「緩く」管理を意識しつつも、少しづつ解答を見つけていきたいです。

あれ?タスクがこなせない・・・

3週間利用すると、まだまだ穴はあることは認めつつ、リピートタスクはそれなりに整理されてきました。

細かいタスクは淡々とこなせるようになり、10分以内で完了したり、やることが単調であれば、できるようにはなってきました。

しかし、リスト化したタスクを全部こなせることがありません。「たすくま」の仕様上、タスクの引き継ぎをすると、項目が赤文字で表示されるのですが、赤字が多すぎる状態に陥っていました。

2つの課題

この「やりきれないタスク」が多い状態が繰り返されると、さすがに問題意識を持ち始め、原因を考えてみるようになりました。

実行の部分を見つつ考えてみると、大きく2つの課題が見えてきました。

①細かいタスクは出来るようになったが、大きなタスクががっつり残っている(優先順位付けの問題)

②実行のログは出来てきたが、予定をしっかり立てられていない

出来るようになったこと

上記2つの課題をあげましたが、継続という観点でみれば、自分の進歩の部分も可能な限り客観的に観察したいところです。

2つの課題のうち、前段部分ができるようになったから、次の課題を見つけることができました。

つまり、出来るようになったのは、

①細かいタスクはできるようになった

②実行のログが取れるようになってきた

ということになります。

出来るようになったこと①:細かいタスクができるようになった

1点目については、細かいタスクができるようになったことで、心地よい気分で生活できるようになりました。

例えば、私は昨年から日記を毎日書いているようにしているのですが、昨年は、いわゆる「忙しい」と感じていたりするような状態であると、ついつい忘れ、3日分を一気に書くとかやって、「面倒だなあ・・・」などと感じていました。

しかし、これを細分化してこなしていくこと、具体的には、午前、午後、夜にそれぞれ日記を書く時間を設けることで、日記タスクの漏れは相当疲れているときを除き、なくなりました。

そういう細かいことは、少し時間があれば出来るだけに、やっていない自分がいると、かなり嫌になるのですが、そういうことが相当程度なくなりました。

出来るようになったこと②:実行のログが取れるようになってきた

2点目については、実行のログを作成することが習慣づいてきたことで、ダラダラする時間が圧倒的に減りました。

これは、ダイエットでいう、「レコーディングダイエット」と同じ原理ですが、記録を残すことで可視化できるので、相当ダラダラしている時間があることが可視化できると、自然に改善の方向に移っていきます。

これが「大きなタスクの実行率が低い」という課題にもつながるのではありますが、休憩時間を覗いて、何もやらなかったり、むやみにTVやYoutubeを視聴する時間は徐々に減っていっています。

例えば、これも細かいところですが、ジムに行ったら汗をかくので、その後にシャワーに入ることは必須です。しかし、シャワーに入る前に疲労感でシャワーに入るのが面倒になり、家でダラダラしてYoutube動画を視聴していることがかつてはありました。

恥ずかしいことに、シャワーになかなか入らないがために、喉を痛め、風邪を引きかけたこともありました。

このような、どう考えても「明らかにもったいない」時間は減りました。また、それでもそういう時間を過ごしてしまうときがありますが、そのときの過半は、「疲労が溜まっている」からであることを段々と認識するようになってきました。

2つの課題

このように出来るようになったところを振り返ったところで、今見えている「2つの課題」について考えていきます。

課題①:大きなタスクが残ってしまう(優先順位付けの問題)

タスクを実行すると、細かいことほど先にやる傾向があります。たすくまを見ていくと、そうすることによって、残りタスクの数自体は減るので、見た目がいいように感じます。

その一方で、やるのにエネルギーを使うことがしばしば後ろ倒しになってしまうことに気づきました。特に課題なのが、「ブログ執筆作業」と「英語のリーディング」です。

現状を分析すると、朝のタスクにこの2つも入れてはいるものの、ブログ執筆は後回しにして、今日は夜やろうと思い、結局、読書や動画視聴・セミナー参加などのインプットを1日中しています。

インプット作業はアウトプットよりはエネルギーを要さないので、インプット過剰に陥り、アウトプットしないインプットがどんどん溜まっていってしまいます。

確かに、やる気がある日はブログ執筆をやりますし、好きなことなので、やり始めると夢中でやっているのですが、やるとやらないの間に波があるのが欠点です。その日の気分に左右されず、淡々とやり続けている状態が理想です。

朝やることとして固定化することが必要です。ペース維持のために、1日25分などと区切り1日1記事ペースで書くなどの理論があることは知っているのですが、実践に結びつけきれていない状況です。自分に合う型があると思うので、引き続きの試行錯誤を続け、パターンを発見したいな、と思っています。

英語リーディングも同様で、朝のタスクの一つではありますが、より簡単なリスニングはしますが、リーディングについては数日間連続で実施しないこともありました。

両者とも、「朝やろう」とは思いますが、他のタスクもあるため、そちらをやっていくうちに、どんどん後ろ倒しになっていることがあります。

その面を考えると、時間配分の面でも課題があります。「朝の起動が遅い」のと、「朝に後でも出来るタスクが多い」ことが原因となっています。

結構課題があり、解決法は試行錯誤が必要ではありますが、原因は分かったことを、私にとっての進歩として、まずは評価したいと思います。

その上で、何は後でもできることで、何を先にやることかを確定されたいところです。

あとは、「やり過ぎ」問題もあります。私は夢中になっているときは4時間ぶっ通しでブログを書いたこともあるのですが、そうすると反動が来て、翌々日くらいのブログ執筆がゼロになったりもします。

この反動リスクも減らしたいところです。

課題②:予定をしっかり立てること

予定は立てますが、私はそもそもあまり予定を立てずに生活してきたこともあり、網羅的な予定を組むのには時間がかかりそうなことが分かりました。

毎日を過ごしてみると予定の組み方が結構アバウトなことが分かります。

例えば、徒歩で移動するのに10分かかる場所なのに、その算出をしていなかったり、トイレに丸1日行かないような設計になっていたりしました。

とはいえ24時間を大きくオーバーしている設計を現状していたことには驚きですが、行動の順序やタスク見積もり時間など、予定を組む部分にも課題を見つけているところです。

見積もり時間の使い方が分かった!

そもそも、私はこれまで、見積もり時間の見方、使い方が分かっていませんでした。そのため、予定を組むことを始めたときには、たすくまを使用して2週間以上経過しています。

これは、「たすくま「超」入門」本の付録の動画を見て知りました。

「見積もり時間は、最小単位が分であ理、時間:分の構成となっている。」

お恥ずかしながら、私は分が2桁しかないことから、そこは秒単位の話だと思い込んでいたため、例えば20分見積もりのタスクであれば、20:00とやっていました。

そうなると、20時間ということなので、それは当然、機能しないですね。

見積ってみたら、翌日になった

見積もり時間が分からなかったため、これまで、たすくまをタスクリスト一覧と実行記録のログとして利用してきました。

しかし、見積もりのやり方を5日前に知ったので、そこからしっかり見積り時間を算出しました。

その結果、

1日は24時間なのに、見積もり時間を見ると翌日の6時過ぎ(6:28)になっていました。

そりゃあタスクは全ては終わらないですよね。

多少タスクの詰め込み過ぎのきらいがあるのは自覚していましたが、終わらないことを認識しました。

タスク量の精査が必要なことを目で見て認識しました。

編集後記

整理していくと、課題がまだまだ残っていることを可視化することが出来ました。

課題を一気に解決できるような器用さのある天才ではないことは分かっているので、課題が山のようにあることが分かったことを一歩とします。

「人間は未来に過度な期待をしている」ことが分かりました。日々の試行錯誤の中で精度を上げていければと思います。

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この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲

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