長時間労働をしている私がたすくまを導入して分かったタスク管理の5つの基本と実践してみた気づき3つ〜「タスク管理入門講座」(滝川徹さん)を経て〜

終電まで働くことが当たり前だった私は、さすがに業務を効率化したいと考えはじめ、先日、たすくまの基本的な使い方について大手金融機関に勤めておられる滝川さんに教えていただきました。また、教えに基づき、少し実践も始めてみています。

学んだことも踏まえつつ、タスク管理の5つの基本実践してみてわかってきたこと3つを紹介していきます。

滝川さんのブログ

タスク管理5つの基本

ここから基本の5つの考えについて述べていきます。

定義、メリットから入りつつ、細かい部分にも触れていきます。

1.タスク管理とは?そのメリットは?

タスク管理とは、すべてのタスクを把握した上で、今日できる部分を選んで持っていく形で1日の計画を作り、それを実行していくことです。

タスク管理をすることで、たすくまなどのツールにすべてタスク管理を任せることになるため、頭で覚えておくことをゼロにできます。そのため、集中して目の前の作業に取り組むことができます。

人間の脳で覚えていることほど、メモリを食うし、作業効率も落ちるようなことはありません。実際にやってみると、頭がクリアになるのが分かります。そして、生産性が高まるような気がしてきます。

2.「セッション」で区分けする

タスク管理が細かくやっているのは聞いたことがありましたが、その細かい計画の実現を助ける考え方として、「セッション」があります。

目安として2時間ごとに区切ろう、という指導をいただきましたが、2〜3時間で組んでいくことが大切であるようです。

これは、話を聞いている時は正直??だったのですが、実際に使うと、この「セッション」という2〜3時間の単位が細かいタスクを整理してくれる大きな指針として機能します。

つまり、「このセッション中にこのタスクをやろう」となり、目の前の作業に全力投入でき、頭を更にクリアにしてくれます。

そして、その後、継続していくことで、例えば、「夕方は疲れているから詰め込み度合いを減らす」などという形でコントロールできるようになってくるようです。

3.リピートタスクが7割

私が話を聞いていてかなり納得がいったのは、「リピートタスクが7〜8割で、新しく入れるようなタスクは2〜3割くらい」という話でした。

小さいタスクから考えた方が分かりやすいですが、考えてみれば、朝にはシャワーを浴び、睡眠についてtwitterを更新し、電車で移動し、カフェに行き、などとリピートタスクがほとんどです。

そして、実際にやってみると、リピートタスクで案外時間が奪われていることが分かります。ただ、この対処は時間が少しかかりそうですが、即効性のあることとしては、「やり漏れ」がなくなります。

リピートタスクこそリスト化しておいた方がよく、これをやることで、例えば「あ、ゴミ捨て忘れた」「入金が必要だったんだ」などのやり漏れを大きく防ぐことができます

4.計画の「精度」を高める

タスク管理の考え方の中で、印象深い1単語をあげよ、ということを聞かれれば、「精度」になります。

行動のログを取り、予定を考えていくことで、特にログの部分から学びを得ることで、計画の精度が上がってきます。

計画の精度が上がれば、自分の実力を客観的に知ることができます。そのため、無理なことを言うことがなくなりますし、ビジョンの実現可能性も高まってきます。

これまで、計画の「精度」という観点を考えたことすらなかったので、斬新でした。そういえば、私が行っていた小中学校では、試験前2週間の勉強の予定を書き、ログを取ることが必要とされていました。

この時は強制感が強かったので、嫌な気持ちがありましたが、このやり方自体は間違ってはいないんだな、と思い返しました。

5.明日できることは明日やる

これはもう格言のようですが、一部の緊急仕事を除き、「今日やらないといけない仕事はほぼない」と言い切っていました。

これには驚きました。まさに、自分の今の残業の原因の1つが、「今日やらないといけない」と思っていた仕事だからです。

「セクション」というハコが決まっているから効率化するのであって、残業してカバーしようとすると、結果として効率が落ちることになります。こうしたタスクは翌日やればいいだけとのことです。

そして、この「明日できることは明日やる」メソッドを実現させるためにはどうしたら良いでしょうか。

そのキーワードが細分化です。具体的なアドバイスとしては、「1日に同一タスクを連続20分以上しない」ことを上げていました。

私は、やるときは一気にやってしまう派で、なかなか癖がついてしまっているところではありますが、まずは30分とかの細分化からやっていき、最後は癖付けしたいと思います。

4日間使用してみた気づき

入門講座を受けてから、4日間試してみているところですが、気づくところが既にいくつかあります。

本当に少しづつではありますが、このような小さなところから段々と広がっていくのかな、と思っています。

①朝のタスクがしょうもないことが多すぎる

タスクを一通りあげてみると、朝タスクが非常に多いことが分かりました。

しかし、朝は深夜よりもエネルギッシュに活動できることから、朝やるにはもったいないタスクも含まれていることが可視化によりわかってきて、それを夜に回してみたところ、いい感じになりつつあります。

セクションごとにバランスを考えてプランニングしていくことが必要になってくるな、と思っているところです。

例えば、早朝はまだ目覚めていないため簡単な方がいいのですが、1時間も立つと、集中力もいい感じになってくるとか、夕方は一度使えるので、休憩をしっかり取ろうとか、考えるところが増えてきています。

②やれることが限られる時間の使い方を決めておく

電車内、車内などでは、例えば、文字を書くことは出来なかったりと、環境によって出来ないことがあります。

車内は、特に、私は多少は大丈夫なのですが、あまり長い時間スマホで文字を打ったりしていると、車酔いしてしまうので、電話をして案件を進めるか、同乗者と話すことに意義があれば話してみるなど、話す方に力点を入れるべきだと思っています。

また、電車内については、聞く・読む・打つですね。打つのは難しいことはできないので、SNS投稿くらいのライトなものができます。また、満員電車だと本を出して読むのも大変なので、聞くor打つがいいです。

こんな感じで色々考えて実践するようになってきました。

③休憩時間を入れた方がいい

たすくまにタスクは書いているので、それを後はやるだけなので、結構思ったことができるようになってきました。

バッファーが必要な旨は講座中にも言われているのですが、それでもタスクだらけになってしまいます。そして、その解決策は、休憩時間をはじめから入れておくことかな、と思います。

探してみると、ヒントが見つかってくるので、じっくり試してみようと思います。

編集後記

講座中、「継続が大切だ」口を酸っぱく言われており、「とりあえず2ヶ月やってみよう」ということでした。

まだ使用して1週間経っていませんが、少なくとも、タスク管理をすることで頭がクリアになることを強く実感しています。まずはそこからですが、本格的に英語の勉強や自分を知る、他人を知るといった時間に当てて、デキる社会人になれるよう邁進していきます。

また、今回の講師の滝川さんとは、「事務職」「サラリーマン」という共通点があるので、非常に話の具体例が身に沁みます。他人の分析を含みますが、私は、自分の成長に関心が高いので、自分のブログの発信の軸が少しづつ見えてきたような気がします。

帰り道に推奨いただいたこともあり、現在滝川さんの電子書籍を読んでいるところでございますが、エピソードが生々しいところが良く、心が動かされています。こういう心を動かすことをしていきたいです。

セミナー受講記事は他にもたくさん!もう1記事いかがですか?

https://akky3.com/archives/2783

この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲

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