逆算手帳作成までの道のり(2019年版)⑨:マンスリーガントチャート〜進捗管理ができれば用途は自由〜

15ヶ月のガントチャートという時間もかかる大作業が終わると、いよいよマンスリーガントチャートという月毎の管理に移行していきます。

ガントチャートは普通の手帳にはほとんど見られないとは思いますが、ようやく月ごとのページになり、手帳らしいところに差し掛かってきました。

はじめに

15ヶ月ガントチャートを書き終えたら、次は、マンスリーガントチャートになります。

ここまでのシートは使い方、書き方が決まっていて、内容で個性が現れる形だったのですが、このシートについては、シートの使い方にも個性が出てきます。

使い方は自由

これまでのページにおいては、書き方がそれぞれ決まっており、その手順に従って作業してきましたが、マンスリーページについては、「使い方は自由」というのが大原則です。

また、使い方についても、「どれが良い」という推奨はないため、自分が使いやすいようにすることが大切であるようです。

マンスリーガントチャートとは

15ヶ月の次から、マンスリーのガントチャートページが続いていきますが、これも、ビジョンの実現に向けて、「絵に描いた餅」状態に陥らないようにし、目標を達成するために、進捗管理をしていくツールになります。

「1ヶ月でやることを1枚にまとめて俯瞰してみる」のが、このマンスリーガントの役割です。

そのため、1ヶ月でやることが分かり、確実に実施することがこのシートの目的なので、その目的が達せられるシートであれば、使い方は割とユーザーに委ねられているというのも、このシートの特徴になります。

シートの基本的な使い方

ここから、マンスリーガントページの基本的な使い方を紹介します。ベーシカルな使い方はこれから触れていく通りで、ページは↓のような形態となっています。

月初めの作業

まず、月初に実施する作業です。

目標を記入する

そもそも、上段については使い方は固定で、この欄をしっかり埋めるということも大切なポイントの1つです。

まずは、左上のところに、「今月の目標」を書きます。15ヶ月ガントでやることは俯瞰していますが、「今月力を入れること」を予め定義しておきます。これを書くことで、下の欄の使い方が例え上手くいかなくても、大方針の部分については、大きくズレることを防ぐことができます。

ワクワクイメージを記入する

次に、その右の欄の「ワクワクイメージ」を記載します。この欄はこれまでも散々出てきた欄で、先に書いた目標について、達成したい!!と想いを強める効果があります。

ここに書いた姿がありありとイメージできればできるほど良いです。

月でやることのプランニング

最後に、今月やることをガントチャートに書いていきます。

ガントチャートの使い方はこれまで通りで、俯瞰してみることで作業量の渋滞を防ぎ、淡々と実行していく目処をつけていきます。

月終わりの作業

プランを考え、日々進捗を見ていたものであったとしても、なかなかうまく行かない部分があるかもしれません。

うまく行った部分、いかなかった部分を冷静に見つめ直し、翌月のプランニングに活かしていくことが大切です。

アチーブメントに記入する

これは、月初に定めた目標がどの程度達成したか、成果を記載する欄です。できたことを淡々と記載し、自分を褒めましょう。

進捗していることを自分で文字に書くことで実感するという効果も大きいです。

レッスンに記入する

目標未達成項目においては分かりやすいですが、「教訓」となったところを記載するものです。

例えば、時間が足りなくてできなかったことがあれば、「3時間かかる作業を1時間と見積もっていたので、それが時間が足りなかった」といったことが、このレッスンに書くことになります。

また、成功していた場合も、改善点及びその成功の方程式を作成した要素についても記載することが大切です。「たまたま」成功した、をなくし、「いつも成功する」にしていくためにも、この欄の記載内容を丁寧に吟味していくことが大切です。

なお、ここに記載した内容につき、「大切だ」と思うものついては、「Lesson list」というページにも合わせて書くことで、この教訓の記憶を強化し、教訓を今後に活かすことに繋げることができます。

マンスリーガントチャート作成にあたって大切な4ポイント

これまで書いてきたことをまとめると、この4ポイントに集約されます。

①目標は、年間目標シートや工程管理シートの項目と関連付ける

②各工程で洗い出した項目から、今月やることを書き出す

③月終わりは、結果と得た学びを記入する

④常に心がけたい学びは、レッスンリストに追記する

これらを意識しながら書いていくのが、ベーシカルなマンスリーガントの使い方だと思います。

書き方の他のアイデア例

これまで述べてきた書き方の他の使い方として、2例の例示がありました。

  • 進捗管理のみに使う

縦軸に日にち、横軸にProjectを書いていくのはフォーマット通りなのですが、ガントチャートの本来の使い方である線を引くといった使い方はせず、毎日実施しているか否かを判断する手法として、その日実施したらハンコやマークをつけるという方法です。

この手法のメリットは、進捗を感じることができるので、見返した時のモチベーションになるし、マークをつけるためにやろう、という気持ちになることです。

他方でデメリットは毎日管理し、マークを付けていく必要があるので面倒なことです。何日かまとめてマークつけるとかいう運用をしようとすれば、面倒になり、管理がうまくいかない気がします。

私自身はこの手法はかなり興味深いと思っています。しかし、あまり几帳面ではないので、しっかりマークができるのか、というのが懸念です。まだ使い方が確定していないので、この手法を今後取ってみる可能性が十分あるのですが、やる際は、数日放置して管理が面倒に、という事態を防ぐことが最大の課題になりそうです。

  • タイムスケジュールとして使う

このページの縦軸が日にちになっていることから発想された利用法です。

フォーマットは、横軸が、「Project」となっていますが、完全に無視します。

そして、縦軸は日、横軸は時間として、タイムスケジュールを管理する方法です。

私はこの手法を取る予定はないのですが、バーチカル式管理を好む方には適した方法かもしれません。

また、私自身は、この後出てくるウィークリーで、1週間ごとの時間管理をすることにしているので、このページでしなくてもいいな、と思っています。

進捗管理について

実行フェーズに入ると、予定として書いていった内容を淡々と実行していきます。

しかし、予定通りにいかないときもあるかもしれません。そんな時に実行の仕方を見直すのはそうなのですが、予定の組み方の方が間違っていたのかもしれません。

予定を考え直すときに考えるポイントが下記4点です。

  • 重要なことが同時期に重なりすぎていないか。
  • やることの順番・管理は適切か。
  • 時間の見積りは適切か。
  • 自分の体力や癖にあっているか。

特に最後のポイントは大切だと思っていて、私は先行逃げ切り型なので、そこは強く意識しないとな、と思っています。

本来このポイントは計画策定時の見直しのポイントだったのですが、計画作りを完璧にするのは難易度が高いので、私は実行時の見直しの視点としてもこのポイントの指摘はかなり芯を食っているな、と感じました。

おわりに

マンスリーガントについては、使用したばかりなので、私自身全くもって使い方が固まっておりません。

また、他のユーザーさんの中には、1年以上立っても、色々と使い方を試行錯誤されている方もいるようです。

とりあえず当面は試行錯誤します。早く自分にしっくり合う型を発見したいものです。

この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新の情報をお届けします