逆算手帳作成までの道のり(2019年版)⑧:15ヶ月ガントチャート〜ガントチャートって何?からの作業〜

いよいよ逆算手帳作成シリーズ第8弾では、ガントチャートになります。

ようやく終わりが見えそうなところで、全く分からない人には書き方の想像がつかないシートが登場します。

そして、このシートを書くためには、補助シートを用いる必要がありました。補助シートを使うことからもわかるように、ここが一番しっかりと調査することが必要なところで、本来であれば一番時間を使って作成するべきところになります。

はじめに

ここまでは何とか食らいつき、作業が進み、完成させる可能性が出てきたように感じたところで鬼門がやってきます。

これがこの「15ヶ月ガントチャート」の章です。ただし、ここのところは、「ガントチャート」という単語に普段どれくらい親しんでいるかによって難易度が異なってくるように思います。

「ガントチャート」という言葉すら初耳という私のような方にとっては、最初は頭がフリーズするように感じるのですが、手を動かしてみると、そこまで難しいことではないような気もしてきました。

とはいえ、私もまだまだ「ガントチャート」の横の連携が出来ていない状態です。でもおそらく「まずは形にしてみること」が重要なんだと自分に言い聞かせています。

ここでは、ガントチャートをそれなりの形にするまでの紹介になります。そのため、ガントチャートを使いこなしているところから詳細に言及することは今はできないのですが、使っていく中で数年以内に記事化できればと思います。

「ガントチャート」とは

Wikiによれば、定義はこのように書かれていました。

「ガントチャート(Gantt chart)とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられる。 棒グラフの一種でもあり、横棒によって作業の進捗状況を表す。」

要すれば、「プロジェクト」の進捗管理をするためのツールです。完成イメージは↓のような感じになります。

身近なところでいえば、新しくビルが造成される建築現場にあるものです。ビルでいえば、いきなりビルの中のインテリアを置くことはできません。地盤を固めて、そこから建物を立てて、建物もまず骨組から作りあげて…などと少し作業が重複しながら、段階を追って進んでいくけれども、順番自体は守らないと前に進まないような時の進捗管理のために使います。

ガントチャートは不要!?しかし・・・

とはいえ、これを作るのは骨が折れます。しかも、この前に、「1年逆算シート」を作成していることから、このシートを見れば、1年間の流れが概ね分かるともいえます。

しかし、ガントチャートを作成することで、何をするかが、一目で分かるようになります。そして、「進捗管理」がはるかに容易になります。

実際に、「1年逆算シート」を見て進捗を考えようとすると、私は、分かったようで分からないような気分に陥りました。それぞれの縦の軸という意味では「1年逆算」は見やすいのですが、横の繋がりや、今全体の中でどの程度進んでいくのか、といったことは分かりにくいのです。

軸を作り、それぞれにビジョンを定めてはいますが、当然ながらそれぞれはバラバラということはなく、どこかで有機的に繋がっています。この繋がりを表現しつつ、進捗を管理するのに便利なツールこそ、ガントチャートだと理解しています。

なお、コボリさんは、このことを「皿回し」に例えています。5枚とか6枚の皿を回す大道芸をする必要がある場合、全てに手をかけることはできないので、回るスピードが遅くなった皿を見極めて、皿を回す必要があります。そのバランスを保ってくれるのに役立つツールがガントチャートです。

凡人から見れば一流の人間がマルチに活躍しているように見えますが、彼らは皿回しが上手いだけです。つまり、実際にやれることは一度に一つなのですが、時期を変えてバランスを取ることで、周りから見ればマルチに見えるんだそうです。人間という生き物は、どうしても、差が大きすぎるとどうしてもマルチだったり、天才に思ってしまうのですが、マルチな人間なんていないんだ、ということはようやく最近気づいてきました。

プロジェクト管理の基礎について

これまでガントチャートについて述べてきましたが、正直、「やってみよう」という気持ちのみで挑み、これを作る必要性をしっかり理解しないと、なかなか作業が大変に感じると思います。

参考となる本として、この本を読めば、「プロジェクトを進めるにあたって、準備がものすごく大切であること」が分かります。タイプによるとは思いますが、準備の大切さを認識してから作業した方がスッと進める、という方もいると思います。

そして、プロジェクトを達成するために決めることとして、「期限」「目的」「目標」があります。期限を設定し、具体的にどうなりたいのかを設定し、そのために何をいつまでにやるのかを設定することが必要になってきます。

具体的な作業へ

ここから、具体的な作業に入っていきます。ただし、ガントチャートは素人にはいきなりはできないので、そのための準備が必要になってきます。

準備については補助ツールに過ぎず、ガントチャートを仕事で使われている方などは少し頭を捻った上で、いきなりガントチャートを描けると思いますが、ガントチャートという言葉をあまり知らなかったら、補助シートを活用した方がいいと思います。

シートのPDF版はメルマガ会員に配布されますのでご案内いたします。

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プロジェクトの優先づけ

まずは、軸を決めてきたかと思いますが、そこから、特に実現したいものをプロジェクト化していきます。その上で、「実現したい」順番に並び替える作業をまず実施します。どこにパワーを入れるのかを予め決めておくことが肝要という訳です。

この作業をすることで、「ライフビジョンに近づくために、どのプロジェクトを優先するかを決める」ことになります。序盤にライフビジョンを描きましたが、これを描くだけでは、どういう道筋でビジョンに近づいていくのかが描けていません。しかし、現実には全てを一度に追い求めることは普通の人間のキャパでは難しいので、どれを優先させるのか、を予め考えておくというものです。

具体的なシートはこの写真の通りですが、やるべきこととしては、実現させたいこと、その理由・目的を記載し、その始期・終期を書きます。ここまでは、これまでのシートで軸を立てており、概ね方向性は定まっているので、その方向性を具体化していくことになります。

その上で、スクリーニング、要すればふるい分けをしていきます。その基準がユニークは2軸で、

  • 情熱
  • 人生への影響度

をそれぞれ5段階評価して、合計票数を競います。

これは実際にやってみると興味深いのですが、「人生への影響度」は大きいとしつつも、「情熱」がそこまではないというものがあるかもしれませんし、逆に、「情熱」だけはあるが、よく考えてみると、趣味で遊んでいるだけなので、「人生への影響度」があまり大きくなかったということもあります。

多分このシートがなくても、優先順位付けに長けていて、自然にできる人については、シートなしで簡単にメモ帳に書きながらイメージングする形でもできるとは思います。

こうした気づきをしながらも、自分で自分のプロジェクトに点数を振り、淡々と優先順位を決めていくのがこのシートです。

↑これが見本です。

↑こちらがやってみたもの。やってみると難しいです。

プロジェクトの基本デザイン

次に、プロジェクトの外枠を決めていく作業に入ります。このシートの特徴は、

  • 目標が結果目標と行動目標に分かれて書くようになっており、結果目標を見据えつつも、行動すれば達成となる、マイルストーンにもなる行動目標の記載が求められる
  • 「具体的な手段」や「必要条件」を考えます。必要条件のところは、金銭や人の助けなど、自分の力以外で必要になってくるものも考えます。ここで具体的に考えて、まずは「やること」をリストアップするのが目的です。

にあると思います。

なお、このシート自体はなくとも手書きで描ける方もある程度いらっしゃるとは思いますが、忘れがちなのが、右下の「ワクワクイメージ」の欄だと思います。

このイメージを強めることで、達成したいという当初の想いを後から見返した時にすぐ思い出せるようになるな、と書き終わった後に思いました。

逆算手帳は色々なところで、「ワクワク」を要求されますが、これらは書いている時はイマイチよく分からないのですが、しばらく経って見返してみると、その効果が分かってきます。

↑見本。こちらを大いに参考にして作成。

↑絵は描けないので文字で考えた。こういうときに絵をパッと描けた方がいいなぁ、と思う。

工程設計シート

補助シートの最後は、工程設計シートになります。私は、これら補助シートの中では、この工程設計シートを作成する意義が大きく感じていて、同時に、頭の中が整理されていく感覚を強く感じます。

これは、先ほど整理したやるべきことを時系列に並べ替える作業をしますが、その際に大切になってくるのが、「段階に分ける」ことです。

シートが5段階に分かれていますが、「無理矢理5段階に分ける」ということが大切だと言われたことが強く印象に残っています。

そして、このシートこそ、しっかり時間を使って作成すべきシートです。2019年版については時間がなかったので急ピッチで仕上げましたが、ここの記載の濃淡が、逆算手帳の質を大きく左右するなあ、と思いました。

↑ここまで精緻に5段階書けるのがよいが、ここまで書くにはしっかり準備をして、分からないところは聞いて明確にしておかなければならない。

↑エクセル表を作った方が見た目が綺麗になるとの示唆。綺麗だが、作業が面倒に感じてしまうので、私は手書き派。

↑補助シートは最後使わないのでかなり乱雑に使っています。すみません。

15ヶ月ガントチャート

上記補助シートについては、プロジェクト毎に書いていきます。これらを1つに最後にまとめたものが、「15ヶ月ガントチャート」です。

「工程設計シート」に記載したto doを、線にして並べていく作業になります。その際に、他のプロジェクトとの兼ね合いも気にして、例えば、「この時期はやることが詰まり過ぎだから減らさないと」といった形で調整していきます。

やって見ると、この調整作業が簡単ではなく、また、「15ヶ月ガントチャート」はやることの可視化にあるのですが、イメージングが上手い人はスムーズに作業できると思いますが、私のように想像力が豊かではない人には結構苦痛の作業になります。

なんとか完成はさせたのですが、まだまだ上手くできる余地がいっぱいあるような気が強くしています。そもそもガントチャート作成が人生初なので仕方ないのですが、ここのところが、逆算手帳における「進捗管理」のキモだと思うので、次の年の最大の課題となっているところです。

↑to doが整理され、視覚的に見やすいものになります。何をやるかを可視化できます。

↑私のものです。急ピッチで進めた作業なので、とりあえず形にしました、というものです。改善の余地にまみれています。

プロジェクト振り返りシート

プロジェクトの時期が完了したら、振り返ることが推奨されています。

このシートを書く理由は、「成功の再現性」を高めることに意義があります。特に、成功した場合に、成功要因をしっかり分析することが大切である、と指摘されたことが記憶に残っています。

確かに、ミスがあった場合には自然に振り返りをして、反省をしますが、成功するとそのまま放置しがちです。たまたま成功するのではなく、意図して成功することで、人生がイキイキしていきます。

とはいえ、ここはまだ自分自身が未経験なので、秋口以降やってみてから更にやり方を知っていきたいと思います。

おわりに

私にとっては、この「ガントチャート」がなかなか難しく、話を聞き終わった時にはぐったりしていたのを思い出します。

ただ、今となっては、管理のキモがこのガントチャートであることがよく分かります。逆算手帳は9月初旬にこれまで販売されているので、来年分こそは、練る時間をしっかり取りたいです。

また、諸事下調べが大切であることを強く感じます。下調べも、本やネットもありますが、やはり一番いいのは人に聞くことであるようです。

対人関係があまり得意ではないので、意識して人に聞くことが必要だな、と思っています。

この記事を書いた人

相羽涼太

相羽涼太

読書、手帳術、旅行記・訪問記・食レポ、ジム(運動、食事)、英語学習などを中心に記事を更新します。

インターネットの登場で、「考える」ことが減りがちな今こそ、自分なりの軸を持って、考え、発信していくことを大切にしたいと考えています。

SF(上位10位、2019年1月現在):慎重さ、収集心、個別化、責任感、自我、指令性、目的志向、自己確信、信念、学習欲

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